Problématique

WSP | Parsons Brinckerhoff emménageait dans les nouveaux locaux de son siège social à Londres. Avec ses 5 390 m² de superficie, le nouvel environnement de travail était considérablement plus grand que l’ancien.

Avant le déménagement, WSP | Parsons Brinckerhoff rencontrait beaucoup de problèmes avec les réservations de salles de réunion. Le cabinet n’avait instauré aucun système de réservation : les utilisateurs remplissaient une simple feuille de calcul. Ce processus, frustrant pour les employés, déroutait les administrateurs et leur faisait perdre du temps. Le taux d’utilisation des salles de réunion atteignait à peine les 40%.

Les utilisateurs ne pouvaient rien faire sans passer par les administrateurs : des réservations à l’enregistrement de visiteurs, en passant par les ressources supplémentaires, telles que les services de restauration. Le processus de réservation de salles était si compliqué que beaucoup d’employés se retrouvaient souvent sans salle, suite à une double réservation ou une erreur.

« Avant d’utiliser Condeco, nous nagions dans la confusion et devions nous livrer à des conjectures. Aujourd’hui, nous pouvons créer des espaces vraiment adaptés à notre façon de travailler. Nous pouvons également mesurer et surveiller avec précision l’utilisation de ces espaces, et mieux planifier l’avenir. »

— Sodilva Smith, Chef de projet de la division Royaume-Uni, Biens immobiliers de l’entreprise, WSP | Parsons Brinckerhoff

Screen

Solution

Le logiciel de réservation de salles de réunion de Condeco permet aux employés d’organiser et de gérer eux-mêmes les réunions, et aux administrateurs de ne plus être submergés par d’innombrables demandes de réservation. Toute ressource complémentaire peut être demandée depuis le même formulaire de réservation : l’ajout de services de restauration, de visiteurs ou d’équipements se fait ainsi plus rapidement. Pour simplifier encore le processus, WSP | Parsons Brinckerhoff a installé le module complémentaire Microsoft Outlook de Condeco, afin que ses employés puissent faire leurs réservations directement depuis leur calendrier Outlook.

Pour éviter les réservations fantômes et les enchevêtrements, des écrans de réservation de salles Condeco ont été installés à l’extérieur de chaque salle de réunion. Dans le même temps, WSP | Parsons Brinckerhoff a installé le logiciel de réservation de bureaux Condeco pour gérer plus efficacement ses surfaces de bureaux. Ces solutions intégrées ont permis de mieux contrôler l’espace de travail et de mieux appréhender la façon dont il était utilisé.

Les logiciels Condeco ont été déployés dans l’ensemble des huit bureaux britanniques de WSP | Parsons Brinckerhoff. À ce jour, Condeco gère 763 bureaux et 84 salles de réunion. Ce chiffre continue de grossir à mesure que l’activité se développe et que les surfaces de bureaux s’agrandissent.

Produits utilisés

Meeting Room Booking IconRéservation de salles de réunion

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Meeting Room Screen IconÉcrans pour salles de réunion

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Desk Booking IconSolution de réservation de bureaux

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Résultats

0

bureaux sont gérés avec la solution de réservation de bureaux Condeco

0

salles de réunion, et leurs logiciels de réservation et écrans tactiles associés, ont été installés

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employés à Londres, parmi les 34 500 employés répartis partout dans le monde

Room Booking IconGrâce au logiciel de réservation de bureaux, l’entreprise est plus flexible et accorde à ses employés la liberté d’occuper le bureau qu’ils souhaitent

Room Management IconLe nombre de réservations fantômes a diminué et le taux d’utilisation des salles de réunion a augmenté

Reporting IconL’efficacité opérationnelle s’est globalement améliorée et l’entreprise est désormais sensibilisée à cette problématique grâce aux rapports complets

Software

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Étude de cas WSP

WSP comprend un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.