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Les équipes sur le terrain ont besoin d’aide pour pouvoir garder la tête froide lorsque leur travail s’intensifie. Gérer les demandes de réservations entrantes, les réservations sans rendez-vous et les visiteurs, tout en assurant le bon déroulement des réunions et la prestation des services, exige une solution qui permet de tout superviser.

Condeco vous aide à mettre en œuvre un processus de réservation de salles de réunion unique et simple à l’échelle de votre organisation.

Réduire les frais généraux

  • La gestion des réservations de salles de réunion doit être facile et simple. Elle doit ainsi libérer les équipes administratives et sur le terrain, et offrir une excellente expérience tant aux employés qu’aux visiteurs.
  • Avec Condeco, il est facile de réserver ou de demander des salles de réunion, soit dans le cadre d’une réunion dans Outlook, sur le Web, sur une application mobile ou sur des écrans tactiles en dehors des salles de réunion. Vous pouvez également ajouter des visiteurs, des services de commande, et planifier des visioconférences. Tout s’intègre dans un flux de travail simple qui minimise les tâches administratives complexes, créant ainsi une meilleure expérience pour tous.

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Le saviez-vous?

35% des répondants à l’enquête ont déclaré toujours utiliser les services d’une réceptionniste ou d’une adjointe administrative pour trouver et réserver un lieu de réunion.

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Gérer des réservations de salles à sa façon

  • Nous ne travaillons pas tous de la même façon. Il en va de même pour la gestion de nos espaces de réunion. Certains espaces de réunion sont mieux gérés lorsque les employés peuvent réserver ce qu’ils veulent. Pour d’autres au contraire, des administrateurs sont nécessaires pour gérer les réservations et s’assurer que les réunions les plus importantes sont prioritaires.
  • Avec Condeco, vous pouvez réserver des salles de trois manières : les utilisateurs peuvent réserver des salles directement, sans l’approbation d’un administrateur. Il est également possible de configurer des salles gérées, pour lesquelles les utilisateurs peuvent demander une salle spécifique à un administrateur. Vous pouvez enfin créer des salles gérées à l’aveugle, où les utilisateurs peuvent demander à un administrateur d’allouer une salle appropriée.
  • Un flux de travail simple mais robuste permet aux administrateurs de répondre rapidement aux demandes et de prendre en charge toutes les notifications nécessaires, ce qui facilite la gestion des salles de réunion.

Supervision simple

  • La surveillance de l’utilisation des salles dans les espaces très fréquentés exige des outils qui donnent une vue claire de la disponibilité des salles et de l’état des réunions.
  • Condeco offre deux environnements pour la gestion et le suivi des réservations. Notre tableau de réservation standard vous permet de suivre chaque aspect des différentes réunions. Il indique le statut de la salle, la réservation et les éventuels services annexes, tels qu’un service de restauration. Les changements de dernière minute sont facilités, avec des fonctions intégrées de glisser-déposer, d’extension et de permutation rapide.
  • Notre tableau avancé vous permet d’avoir une vue d’ensemble des sites, tous fuseaux horaires confondus, pour une gestion optimale de vos visioconférences. De plus, vous recevez des notifications instantanées des mises à jour et des changements, vous permettant ainsi de rester constamment au courant de tout.

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Améliorer l’expérience des participants

  • Créez une expérience sans effort pour les visiteurs, de la réception à la salle de réunion.
  • La gestion intégrée des visiteurs Condeco facilite l’enregistrement des visiteurs, l’impression des badges et la notification automatique des organisateurs. Avec les écrans numériques dewayfinding et de réservation de salles, les participants peuvent être guidés jusqu’à la salle.Chacun sait ainsi où aller et toute confusion quant à savoir qui a réservé quel espace est évitée.

Accroître l’efficacité de l’espace

Avec une vision plus claire des besoins de chacun, les réunions peuvent être gérées de manière à tirer le meilleur parti de l’espace.

Par ailleurs, Condeco vous aide aussi à libérer l’espace inutilisé. Avec les écrans pour salles de Condeco, vous pouvez optimiser l’espace de réunion en demandant aux utilisateurs de s’enregistrer sur l’écran tactile numérique installé à l’extérieur de la pièce. Les salles sont automatiquement libérées si la personne qui les a réservées ne se présente pas. D’autres utilisateurs peuvent alors les réserver.

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Comment améliorer la gestion des réservations de salles de réunion?

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