Éliminez les difficultés et la complexité de la planification des salles de réunion

Le système Condeco de réservation de salles de réunion vous aide à exploiter au mieux votre espace de réunion et à réduire le temps d’administration, tout en introduisant des processus de réservation plus intelligents sur votre lieu de travail.

Notre solution basée sur le cloud vous permet de planifier et de gérer vos réservations de salles de réunion, vos visiteurs, vos services d’accueil, vos prestataires et vos visioconférences dans un système tout-en-un évolutif à l’échelle mondiale.

Management Icon

Gérez vos réservations et services en toute simplicité

Avec Condeco, les réservations les plus complexes deviennent simples à gérer et à suivre, aussi bien pour vos fournisseurs que pour votre personnel d’accueil, même sur plusieurs sites et fuseaux horaires.

Gestion des réunions

Outlook Icon

Réservez une salle depuis votre calendrier Outlook

Réservez des salles et des services, enregistrez des visiteurs et organisez des visioconférences en quelques clics. Retrouvez tout ce dont vous avez besoin pour votre réunion directement dans votre calendrier Outlook habituel.

Intégration à Outlook

Mobile Icon

Gérez vos réunions en déplacement

Recherchez des salles de réunion lors de vos déplacements, gérez vos réservations et prolongez votre réunion avec notre application mobile intuitive.

Application mobile de réservation

Delight Icon

Enchantez vos visiteurs

Grâce à la gestion des visiteurs intégrée à notre plateforme, votre personnel d’accueil est toujours informé des personnes attendues, ce qui garantit une expérience fluide à vos visiteurs, à moindre effort pour vous.

Gestion des visiteurs

Communication Icon

Communications fluides

Intégrez notre solution à vos systèmes de salle Skype Entreprise. Ajoutez automatiquement des réunions Skype à votre système de réservation de salles ou intégrez Condeco avec d’autres systèmes de visioconférence pour offrir une expérience de réunion vidéo fluide et simple.

Visioconférences

Reporting Icon

Vue globale de l’espace de travail

Obtenez une vision claire de l’utilisation de vos salles de réunion et des besoins en ressources avec des rapports détaillés, pour de meilleures décisions concernant votre espace de travail et une gestion plus efficace des coûts.

Analyses de données

Management Icon

Gestion simplifiée des réunions et des services

Condeco permet de gérer en toute transparence les réservations de salles de réunion, les services de restauration, les équipements audiovisuels et autres, ainsi que les fournitures, en offrant une visibilité optimale sur les réservations et les disponibilités. En cas de modification d’une réunion, tout est mis à jour via un seul processus rapide, qui permet de tenir informé chaque participant.

Processus de réservation

Salles en libre-service ou gérées : à vous de choisir

Vous pouvez configurer vos salles de trois manières : en libre-service, les utilisateurs réservent une salle directement ; en mode géré, les utilisateurs demandent une salle spécifique et doivent obtenir l’approbation de l’administrateur ; et en mode géré à l’aveugle, les utilisateurs font une demande de salle sans pouvoir choisir la salle. Les demandes peuvent être gérées efficacement dans une liste ou sous la forme d’un tableau.

Reservation

Tableau de réservation

Gardez tout en vue

Notre tableau de réservation standard vous permet de suivre chaque aspect de votre réunion. Il indique le statut de la salle, les réservations et les éventuels services annexes planifiés, tels qu’un service de restauration.

Booking

Déplacer et gérer

Réservez, déplacez, prolongez, terminez…

Les changements de dernière minute sont fréquents. Avec Condeco, vous pouvez facilement faire de nouvelles réservations, changer de salle, prolonger une réservation lorsque la réunion dure plus longtemps que prévu ou déplacer une réservation, en vous assurant que chaque utilisateur se trouve dans un espace approprié.

Manage

Lieux et fuseaux horaires

Travaillez sur plusieurs sites et dans différents fuseaux horaires

Notre tableau avancé vous permet d’avoir une vue d’ensemble des sites, tous fuseaux horaires confondus, pour une gestion optimale de vos visioconférences.

Locations

Fournisseurs et services

Gérez vos fournisseurs et services

Le tableau de bord des fournisseurs permet à ces derniers de gérer efficacement les demandes de services, tandis que le personnel d’accueil peut consulter aisément la planification et le statut des services dans le tableau de réservation de salles.

Vendors

Mobile Icon

Gérez vos réunions en déplacement

Vous avez oublié de réserver une salle de réunion ? Vous devez déplacer votre réunion ? Notre application mobile pour iOS et Android vous permet de rechercher rapidement une salle et de commencer, terminer ou prolonger votre réunion.

Rechercher et réserver

Recherchez une salle en un seul geste

Trouvez rapidement la salle idéale pour votre réunion, selon vos critères de lieu, de superficie et d’équipements. Affichez les résultats sous forme de liste ou dans une vue calendrier, afin de repérer rapidement les salles disponibles, même en période de forte activité.

Mobile Search

Informations sur la salle

Visualisez votre salle

Obtenez une description détaillée de chaque salle avec photos et plans d’étage, afin de sélectionner la salle la mieux adaptée à vos besoins.

Mobile Information

Commencer, terminer, prolonger

Modifiez votre réunion en quelques gestes

Un changement de dernière minute ? Pas de problème. L’application vous permet d’afficher toutes vos réservations à venir sous forme de liste ou de calendrier. Vous pouvez ainsi modifier votre réservation et commencer, terminer ou prolonger votre réunion directement depuis votre smartphone.

Mobile Amend

Salles favorites

Consultez la disponibilité de vos salles favorites

Créez une liste de vos salles favorites pour connaître leur disponibilité d’un seul coup d’œil.

Mobile Availability

Intégration du wayfinding

Trouvez le chemin vers votre salle

Ajoutez un lien vers votre système de wayfinding favori pour consulter le chemin d’accès à votre salle. Condeco peut afficher une URL ou un URI vers un point d’intérêt.

Mobile Wayfinding

Outlook Icon

Réservez une salle depuis votre calendrier Outlook

Avec l’add-in Outlook de Condeco, vous pouvez réserver une salle de réunion et des services annexes directement depuis votre calendrier Microsoft Outlook, via la fonction Rendez-vous.

Recherche

Trouvez la salle appropriée en quelques clics

Trouvez une salle de réunion directement depuis votre calendrier Outlook. Il vous suffit d’ouvrir l’add-in, de lancer la recherche et de sélectionner une salle dans la liste des résultats. Vous pouvez consulter les informations sur la salle et ses équipements, afin de vous assurer qu’elle correspond exactement à ce que vous recherchez.

Microsoft Outlook Logo

Outlook Room

Vue Tableau

Bénéficiez d’une vue d’ensemble englobant les différents sites et fuseaux horaires

Le tableau vous permet de voir la disponibilité des salles de tous les sites et dans tous les fuseaux horaires. Vous pouvez configurer le tableau de sorte à afficher uniquement certains sites et même enregistrer plusieurs vues pour accélérer vos futures réservations.

Microsoft Outlook Logo

Outlook Grid

Services et visiteurs

Réservez tout en même temps

Dans le formulaire de réservation, vous pouvez ajouter des visiteurs, des services et des visioconférences. Vous pouvez même réserver plusieurs salles en même temps, par exemple pour un événement ou une visioconférence.

Microsoft Outlook Logo

Outlook Services

Changements de programme

Nous reprogrammons tout pour vous

En cas de changement, nous vérifions si la salle est toujours disponible et déplaçons votre réservation. Tous les changements sont gérés automatiquement : vos fournisseurs et votre personnel d’accueil sont ainsi toujours au courant des dernières modifications. Vous avez dit simple?

Microsoft Outlook Logo

Outlook Changes

Synchronisation avec Exchange

Synchronisez vos réservations entre Exchange et Condeco

Intégrée à vos processus de travail existants pour plus de facilité, la synchronisation Condeco pour Microsoft Exchange vous permet d’associer vos réservations de salles de réunion dans Exchange à vos réservations dans Condeco et de les synchroniser.

La synchronisation Condeco surveille les deux calendriers et synchronise automatiquement toute création, modification ou suppression de réservation. Les utilisateurs peuvent ainsi effectuer des réservations de salles dans n’importe quel calendrier compatible avec Exchange, par exemple via leur mobile ou les outils de réservation de salles Condeco.

Recherche de salle Exchange

Une expérience de réservation de salles améliorée dans Microsoft Exchange

La fonctionnalité Recherche de salle pour Outlook vous permet de trouver rapidement des salles disponibles dans Exchange et de les ajouter à votre calendrier Outlook. La réservation de salle est ensuite synchronisée dans Condeco via la synchronisation intégrée avec Exchange.

L’add-in est disponible au téléchargement via Microsoft AppSource et peut être activé en quelques secondes.

Condeco Room Finder

Découvrez comment Sodexo a optimisé son espace de réunion avec la solution de réservation de salles de réunion Condeco

Sodexo

« Nous avons fait appel à Condeco pour améliorer nos propres solutions d’optimisation de l’espace de travail et montrer à nos clients comment ils peuvent améliorer leurs bureaux. »

Richard Priestley, directeur de l’immobilier, Sodexo

Lire l’étude de cas

Delight Icon

Gestion des visiteurs
Enchantez vos visiteurs

Grâce au système de gestion des visiteurs intégré de Condeco, le personnel d’accueil et les équipes de réception sont automatiquement informés des visiteurs attendus dès que vous effectuez une réservation de salle de réunion, avec à la clé, un précieux gain de temps et d’efficacité.

Ajoutez des visiteurs

Vous pouvez ajouter des visiteurs et des informations connexes lors de la réservation de votre salle ou plus tard. Le personnel d’accueil en est automatiquement informé et peut avertir l’organisateur par e-mail de l’arrivée des visiteurs.

Condeco permet de configurer et d’envoyer automatiquement à tous les participants des e-mails contenant des indications sur la réunion. Vous pouvez également informer automatiquement les participants de tout changement d’horaire ou de lieu de votre réunion.

Les visiteurs peuvent rejoindre une réunion après check-in, la quitter (check-out) ou faire une pause. Le personnel de la réception peut facilement ajouter des visiteurs de dernière minute dans le système.

Prenez une photo et imprimez un badge visiteur rapidement pour une personne ou un groupe d’invités. Vous pouvez configurer les badges pour un large éventail d’imprimantes, selon les exigences spécifiques de votre organisation.

Avec la fonctionnalité de liste nominative, vous pouvez créer instantanément une liste des personnes présentes sur le site, avec les réunions auxquelles elles participent.

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Communications fluides

Simplifiez la réservation de visioconférences en intégrant la vidéo à la réservation de salles de réunion au sein d’un seul et même processus fluide.

Un seul processus de réservation simple avec Skype Entreprise

Lorsque vous ajoutez plusieurs salles Skype à votre réunion, Condeco planifie automatiquement la réunion Skype pour toutes les salles. Vous n’avez rien d’autre à faire qu’à vous présenter et commencer la réunion. Bien sûr, vous pouvez également ajouter une réunion Skype sans salle Skype. Si vous ajoutez une salle Skype alors que vous avez déjà créé une réunion Skype dans Outlook, nous associons cette salle automatiquement à votre réunion.

Tous les participants reçoivent une invitation du calendrier. Il leur suffit alors de cliquer pour rejoindre l’événement comme ils le souhaitent.

Avec la simplification du processus utilisateur de réservation, de création et de démarrage de visioconférences, vous bénéficierez d’une augmentation de l’utilisation, d’une réduction des frais de déplacement et d’une collaboration plus efficace.

Condeco s’intègre également à Cisco, tandis qu’une nouvelle intégration avec Polycom est en cours de développement. Si vous souhaitez utiliser l’un de ces fournisseurs, contactez-nous pour nous faire part de vos exigences.

 

Intégrez Condeco à votre fournisseur de vidéoconférence, nous intégrons avec:

Logos

Téléchargez la fiche technique Skype Entreprise

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Vue globale de l’espace de travail

Le système de réservation de salles de réunion Condeco comprend une solution de génération de rapports en temps réel entièrement personnalisable, qui vous permet d’analyser avec précision l’utilisation de vos salles de réunion.

Utilisation

Condeco fournit des rapports détaillés pour vous permettre de suivre rigoureusement l’utilisation des salles et des ressources, l’activité des utilisateurs et bien plus encore. Vous pouvez ainsi prendre des décisions avisées sur la manière dont gérer au mieux vos salles de réunion.

Quoi de plus frustrant dans la réservation de salles que les personnes qui réservent une salle mais ne se présentent pas ? Faites la chasse aux désistements, identifiez les récidivistes et accédez aux salles réservées mais non occupées qui peuvent être utilisées par d’autres personnes, le tout en quelques étapes simples.

Consultez les services de restauration planifiés pour des réunions et des événements, avec les coûts associés. Attribuez des codes de coût et transmettez les informations aux services financiers pour facturation aux fournisseurs ou interne.

Identifiez le nombre de visiteurs présents sur votre site sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Suivez les heures d’affluence de visiteurs et consultez des données d’historique.

Les analyses des réservations de salles Condeco via Power BI vous permettent de créer facilement des tableaux de bord analytiques interactifs à forte valeur ajoutée, pour une compréhension plus fine de l’utilisation des ressources au fil du temps, à partir des données recueillies.

Intégration à la signalisation numérique des salles

Les écrans pour salles de réunion Condeco et l’écran d’orientation Wayfinder s’intègrent élégamment dans votre espace de travail pour vous offrir une visibilité optimale sur les réunions et permettre à toute personne de rechercher et de réserver facilement des salles.

Meeting Room Screen

Écrans pour salles de réunion

Les écrans tactiles design pour salles de réunion affichent clairement le statut de la salle et offrent une interface de réservation intuitive directement à l’entrée de la salle. Les indicateurs de statut LED sont visibles à distance, ce qui vous permet de repérer les salles libres plus rapidement. Demandez aux organisateurs des réunions d’effectuer un check-in à leur arrivée depuis l’écran et annulez la réservation si personne ne se présente, afin d’optimiser la disponibilité de l’espace.

En savoir plus sur les écrans pour salles de réunion

Wayfinder

Wayfinder

Affichez sur grand écran une liste lisible d’informations sur les réunions et des indications d’orientation claires pour tous les participants. Idéal pour les espaces d’accueil, le système Wayfinder peut être configuré pour refléter l’identité de votre marque.

En savoir plus sur Wayfinder

Cloud Icon
Cloud Icon

Une solution tout-en-un évolutive et sécurisée

Standardisez tous vos processus de réservation via une solution de gestion de l’espace de travail tout-en-un évolutive dans le cloud Microsoft Azure, et créez une expérience fluide homogène pour tous les utilisateurs au sein de votre organisation, où qu’ils se trouvent.

En savoir plus sur la technologie Condeco Cloud

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Fiche technique de réservation de salle de réunion Condeco

Le logiciel de réservation de salles de réunion Condeco vous aide à maximiser l’espace de votre salle de réunion, à réduire le temps d’administration et à mettre en place des processus de réservation plus intelligents sur votre lieu de travail.

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Moteur de l’innovation

En tant que pionnier de notre marché depuis 2005, Condeco investit chaque année plus de 30% de son chiffre d’affaires dans la recherche et le développement, en continuant de développer la solution de planification d’espaces de travail la plus intégrée, la plus complète et la plus conviviale du marché.

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Technologie de pointe

Notre suite logicielle Microsoft Azure de nouvelle génération offre des performances, une sécurité, une disponibilité et une évolutivité inégalées. Vous aider à fournir une plate-forme de planification de ressources normalisée pour l’ensemble de l’organisation.

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Livraison expérimentée

En tant que fournisseur de services complets, il est important que nous comprenions parfaitement les défis de votre lieu de travail. Les équipes de vente et de prestation de services de conseil de Condeco utilisent notre vaste expérience pour fournir une solution qui résout efficacement les problèmes de votre espace de travail.

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