Problématique

À New York, Time Inc. occupait des locaux excentrés et souhaitait déménager en plein centre-ville. Les nouveaux locaux s’étendent sur 65 030 m² et comprennent plus de 130 salles de réunion. Initialement, l’organisation des réunions devait toujours se dérouler dans Microsoft Outlook. Il s’est pourtant avéré que les salles de réunion étaient tout le temps occupées, ce qui entraînait souvent des doubles réservations ou des réservations fantômes. L’équipe d’infogérance de Time Inc. s’est donc mise à la recherche d’une solution plus complète et efficace.

« Nos solutions de gestion de l’espace de travail ont assuré une meilleure expérience utilisateur et permis de diminuer le nombre de plaintes relatives à la disponibilité des salles de réunion, la configuration des espaces et les services nécessaires. »

– Colleen Moran, Directeur des opérations pour le secteur États-Unis, Time Inc.

Screen

Solution

Time Inc. a fait appel à Condeco pour abandonner son système de gestion des salles de réunion reposant sur Microsoft Outlook et adopter le logiciel de réservation de salles de réunion et les écrans tactiles de Condeco. L’objectif était de simplifier le processus de réservation des salles de réunion pour les employés.

Afin de réduire l’espace occupé par les bureaux et d’optimiser l’utilisation des postes de travail pour le groupe Vidéo, Time Inc. a opté pour le logiciel de réservation de bureaux de Condeco. Le groupe compte deux équipes distinctes, donc au lieu d’octroyer un bureau à chaque employé, le logiciel Condeco a mis en place le système de bureaux à la carte pour 126 postes de travail.

Condeco a travaillé en collaboration avec Time Inc. pour déployer facilement et rapidement ces solutions. Concernant les salles de réunion, Condeco a aidé Time Inc. à mettre en œuvre la collecte des données (mobiles, audiovisuelles, configuration et services de restauration possibles) dans chacune d’entre elles. Condeco s’est également chargée de la programmation des écrans installés dans 75 salles de réunion. Et elle ne s’est pas arrêtée là : l’équipe d’assistance de Condeco a également dispensé une formation approfondie aux employés de Time Inc., afin qu’ils exploitent tout le potentiel de leurs nouveaux appareils et logiciels.

Produits utilisés

Meeting Room Booking IconRéservation de salles de réunion

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Meeting Room Screen IconÉcrans pour salles de réunion

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Desk Booking IconLogiciel de réservation de bureaux

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Résultats

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salles de réunion gérées avec la solution de réservation de salles de réunion Condeco

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bureaux sont désormais gérés avec la solution de réservation de bureaux Condeco

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utilisateurs ont accès à des systèmes de réservation efficaces

Room Booking Iconmet à la disposition de ses 3 000 employés des solutions d’amélioration de l’espace de travail

Room Management Iconpropose la réservation de bureaux à distance pour 250 espaces de travail

Increased Utilization Icongère plus de 250 salles de réunion afin de maximiser leur utilisation et éliminer les réservations fantômes

Reporting Iconobtient des données sur l’utilisation de l’espace de travail grâce aux rapports

Software

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Étude de cas Time Inc

Time Inc adopte un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.