Problématique

Auto Trader, qui était à l’origine un simple éditeur, s’est convertie en véritable entreprise numérique opérant uniquement en ligne. Cette transformation s’est traduite par une croissance significative. Afin de refléter sa flexibilité, l’entreprise devait changer d’environnement de travail. Elle disposait de plusieurs bureaux régionaux répartis aux quatre coins du pays, qu’elle souhaitait consolider afin d’appliquer un modèle de gestion plus collaboratif et unifié.

La nouvelle culture d’entreprise impliquait la tenue de nombreuses réunions. Les salles étaient difficiles à trouver et le nombre de réservations fantômes était élevé. Auto Trader souhaitait refléter ce nouveau changement en créant des espaces de travail informels dans ses bureaux.

La société a rencontré d’autres difficultés, notamment l’existence de différents processus de gestion pour les réunions : un calendrier Microsoft Exchange était utilisé pour la réservation des salles de réunion et les services de restauration devaient être sélectionnés séparément. Le premier faisait perdre un temps considérable, tandis que le second créait souvent de légers contretemps.

Auto Trader cherchait également à être plus efficace en générant des rapports en arrière-plan sur l’utilisation, la restauration et les services. Elle voulait pouvoir réserver des réunions dans Microsoft Outlook et demander tous les éléments nécessaires depuis le même formulaire de réservation.

« Condeco répond à tous les besoins de notre entreprise. Le logiciel et les écrans sont simples à utiliser, et la fonction de libération automatique des salles permet de diminuer le nombre de salles réservées, mais non occupées. Nous pouvons imputer les frais de restauration aux départements qui les ont engagés grâce à un code, et ainsi mieux gérer le gaspillage. »

– Jason Swords, Responsable de l’expérience utilisateur, Auto Trader

Meeting Room Screen

Solution

Auto Trader a étudié plusieurs solutions de réservation de salles de réunion, mais la plupart ne proposaient pas assez de fonctions. Le logiciel de réservation de salles de réunion Condeco, assorti des écrans tactiles pour salles de réunion, s’est distingué des autres solutions, notamment grâce au module complémentaire Outlook. Ce dernier permet de réserver des salles de réunion directement depuis le calendrier de Microsoft Outlook et d’ajouter d’autres services, comme la restauration, depuis le même formulaire. Ce système efficace a permis de gagner du temps dans l’ensemble de l’entreprise.

Les écrans tactiles pour salles de réunion ont rationalisé le processus de planification des ressources en permettant aux employés d’effectuer des réservations spontanées directement depuis l’écran d’une salle. Des témoins s’allument pour indiquer qu’une salle est utilisée, afin que les réunions ne soient plus interrompues. Auto Trader a diminué le nombre de salles réservées, mais non utilisées, grâce à la fonction de libération automatique des salles de Condeco : si la réunion ne commence pas dans les 15 minutes suivant l’heure de début indiquée, la salle est automatiquement mise à la disposition des autres utilisateurs.

Le service informatique d’Auto Trader s’est lui-même chargé de la création et de la configuration des salles, sous les conseils de l’équipe d’assistance de Condeco. Les assistants personnels et réceptionnistes d’Auto Trader ont finalement peu eu besoin de formation, car le système est très convivial et simple à utiliser. Suite à un déploiement réussi à Manchester, Auto Trader a mis en œuvre Condeco dans ses bureaux de Londres, afin de gérer treize salles de réunion supplémentaires.

Produits utilisés

Meeting Room Booking IconRéservation de salle de réunion

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Room Booking IconÉcrans de salle de réunion

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Résultats

0

établissements

0

salles de réunion gérées avec Condeco

0

écrans pour salles de réunion installés

Room Booking IconLe service informatique, les réceptionnistes et assistants personnels consacrent moins de temps à la gestion des réunions, car chaque employé peut réserver lui-même des salles, des services et la restauration.

Room Management IconLes solutions Condeco ont permis de créer un environnement de travail plus collaboratif et réactif, et d’adopter une approche plus technologique et professionnelle.

Reporting IconAuto Trader peut désormais savoir comment ses ressources sont utilisées.

Free Space IconLa fonction de libération automatique des salles de Condeco a diminué le nombre de réservations fantômes et libéré des espaces non utilisés.

Streamlined IconLe processus de réservation a été rationalisé grâce au module complémentaire Microsoft Outlook.

Software

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Étude de cas Auto Trader

Auto Trader adopte un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.