Problématique

Ricoh souhaitait transformer ses espaces de travail. Comme le bail des locaux de Bristol était sur le point d’expirer, l’entreprise a saisi cette occasion pour évaluer le bâtiment et sa superficie. Ce bureau faisait partie du portefeuille de Ricoh depuis plusieurs années et fonctionnait plutôt bien, mais il ne s’inscrivait pas dans sa vision d’innovation, de collaboration ou de mobilité des employés.

Afin de mieux occuper l’espace et de créer l’espace de travail souhaité, Ricoh avait besoin de données sur lesquelles baser le plan du nouveau bureau, et d’optimiser la reconfiguration de ce dernier afin d’améliorer la productivité des employés et de rationaliser les opérations.

L’utilisation du bâtiment a été contrôlée à différents moments de la journée avec un échantillon aléatoire. Le chiffre obtenu a été comparé au nombre de personnes enregistrées auprès des RH et du service informatique afin d’obtenir un taux moyen d’utilisation. Les informations collectées lors de cet exercice n’étaient pas assez fiables pour convaincre la direction générale de changer de locaux : une étude plus approfondie était nécessaire.

« Nous avions vraiment envie de transformer nos lieux de travail en espaces collaboratifs et optimisés, vecteurs d’innovation. Les solutions Condeco nous ont permis d’appuyer nos décisions sur des faits et des statistiques pertinentes. »

– Derek Bray, Responsable des locaux et biens immobiliers, Ricoh

Screen

Solution

Ricoh a décidé de tester les capteurs d’occupation de l’espace de travail Condeco. Grâce à ces capteurs, Ricoh a pu mesurer avec plus de précision l’utilisation de l’ensemble des bureaux et salles de réunion de l’établissement.

Les capteurs ont été installés dans chaque salle de réunion afin de mesurer l’utilisation et l’occupation des salles. Des capteurs ont également été placés sous chaque bureau afin de déterminer comment ils étaient utilisés dans la journée. Ces capteurs collectaient des données toutes les minutes et ont permis de mieux visualiser comment les employés de Ricoh utilisaient leur espace de travail.

Les résultats révélés par les données des capteurs ont été mis en ligne sur le portail Condeco Sense. Ainsi, Ricoh peut facilement accéder aux statistiques de chaque salle de réunion et bureau, par jour, semaine ou mois.

Concernant les salles de réunion, les données indiquaient qu’elles étaient utilisées en moyenne seulement 39 % du temps. Les salles les plus grandes, qui peuvent accueillir jusqu’à dix personnes, bien souvent n’en comptaient que trois ou moins. Il arrivait fréquemment qu’une seule personne utilise une salle toute la journée, probablement comme un bureau, ce qui prouvait que le nouvel environnement de travail devrait prévoir davantage de lieux plus confinés.

Concernant les bureaux, les capteurs de Condeco ont révélé que le taux d’utilisation était faible, en dessous de 30 %, avec un pic à 51 % seulement dans les périodes les plus chargées. Selon ces mêmes données, 58 % des bureaux de Ricoh étaient utilisés moins de 20 % du temps. Cela confirmait que Ricoh devait transformer son environnement de travail afin d’utiliser l’espace de manière optimale.

Produits utilisés

Sense IconMesure du taux d’occupation

En savoir plus 

Résultats

0%

de surface de bureaux économisés suite à l’étude réalisée par Condeco

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du temps, c’est le taux moyen d’utilisation des salles de réunion selon la même étude

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des bureaux étaient utilisés 20 % du temps au cours d’une journée

Room Booking IconL’entreprise a obtenu des informations sur l’utilisation de certaines zones et déterminé le type d’environnement de travail le plus adapté à ses besoins

Room Management IconLes employés ont déménagé sur un autre site plus petit, et ont bénéficié d’un espace réaménagé

Space Saving IconLa société économise jusqu’à 50 % d’espace par an

Software

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Étude de cas Ricoh

Ricoh adopte un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.