Étude de cas: Nottingham City Council

Découvrez comment Condeco a aidé Nottingham City Council à consolider ses six locaux dans un seul espace de travail optimisé, tout en réalisant 4,3 millions d’euros d’économie.

Nottingham City Council est le conseil du district non métropolitain pour la collectivité unique de Nottingham dans le Nottinghamshire, qui compte près de 2 300 employés au Royaume-Uni.

Problématique

Nottingham City Council disposait de 25 600 m² de bureaux pour ses 2 300 employés, répartis sur six emplacements différents. Ces bureaux constituaient les principales ressources du conseil, il était donc essentiel que toute modification soit faite sans interrompre les services proposés.

L’administration a réalisé une étude qui a révélé des axes d’action. Parmi eux, deux ont retenu l’attention de l’organisation : d’une part, seule la moitié des postes de travail était utilisée à la fois, et d’autre part, les salles de réunion officielles n’étaient pas utilisées 40 % de la journée. La propriété des bureaux ne devait plus reposer sur un quelconque droit, mais sur le besoin et le poste occupé. Une étude a révélé qu’il serait parfaitement possible de diminuer la proportion de bureaux par utilisateur de 100 à 70 %, ce qui ferait 7 bureaux pour 10 employés.

Pour faire accepter ce nouveau concept aux employés, l’administration devait changer de culture. Le déménagement dans de nouveaux locaux en centre-ville représentait l’occasion rêvée de mettre ces changements en pratique. Le conseil tenait également à ce que chacun des employés soit à son aise dans ces locaux de 17 600 m², donc près de 30 % plus petits que les anciens.

« Condeco nous a aidés à gérer notre espace de travail conformément à l’étude du projet, et à réaliser toutes les économies prévues. »

– Geoffrey Hibbert, Directeur de la stratégie relative aux locaux et à l’espace de travail, Nottingham City Council

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Solution

L’équipe chargée de la stratégie relative à l’espace de travail de Nottingham City Council a organisé et supervisé le déménagement. Après avoir réalisé une analyse approfondie des différentes solutions de gestion de l’espace de travail, l’équipe a conclu que les logiciels de réservation de salles de réunion et de bureaux Condeco convenaient parfaitement pour gérer les 100 salles de réunion, 1 930 postes de travail, 190 emplacements de stationnement et visiteurs de leur nouveau quartier général.

La solution de réservation de bureaux Condeco contient des plans de sol qui peuvent être filtrés selon différents critères, comme l’emplacement physique, les caractéristiques du poste de travail et les besoins de l’utilisateur au moment de la réservation. Le logiciel de réservation de salles de réunion permet à une équipe chargée exclusivement de la réservation des ressources de gérer un groupe de salles de réunion. Les visiteurs peuvent également être gérés plus efficacement : ils sont automatiquement enregistrés à la réception et des badges peuvent être préparés à l’avance. Un système complet de génération de rapport offre des informations utiles, notamment sur l’utilisation de l’espace et le coût des ressources, dont Nottingham City Council peut se servir pour surveiller l’évolution de leur espace de travail au fil du temps.