Problématique

Nottingham City Council disposait de 25 600 m² de bureaux pour ses 2 300 employés, répartis sur six emplacements différents. Ces bureaux constituaient les principales ressources du conseil, il était donc essentiel que toute modification soit faite sans interrompre les services proposés.

L’administration a réalisé une étude qui a révélé des axes d’action. Parmi eux, deux ont retenu l’attention de l’organisation : d’une part, seule la moitié des postes de travail était utilisée à la fois, et d’autre part, les salles de réunion officielles n’étaient pas utilisées 40 % de la journée. La propriété des bureaux ne devait plus reposer sur un quelconque droit, mais sur le besoin et le poste occupé. Une étude a révélé qu’il serait parfaitement possible de diminuer la proportion de bureaux par utilisateur de 100 à 70 %, ce qui ferait 7 bureaux pour 10 employés.

Pour faire accepter ce nouveau concept aux employés, l’administration devait changer de culture. Le déménagement dans de nouveaux locaux en centre-ville représentait l’occasion rêvée de mettre ces changements en pratique. Le conseil tenait également à ce que chacun des employés soit à son aise dans ces locaux de 17 600 m², donc près de 30 % plus petits que les anciens.

« Condeco nous a aidés à gérer notre espace de travail conformément à l’étude du projet, et à réaliser toutes les économies prévues. »

– Geoffrey Hibbert, Directeur de la stratégie relative aux locaux et à l’espace de travail, Nottingham City Council

Screen

Solution

L’équipe chargée de la stratégie relative à l’espace de travail de Nottingham City Council a organisé et supervisé le déménagement. Après avoir réalisé une analyse approfondie des différentes solutions de gestion de l’espace de travail, l’équipe a conclu que les logiciels de réservation de salles de réunion et de bureaux Condeco convenaient parfaitement pour gérer les 100 salles de réunion, 1 930 postes de travail, 190 emplacements de stationnement et visiteurs de leur nouveau quartier général.

La solution de réservation de bureaux Condeco contient des plans de sol qui peuvent être filtrés selon différents critères, comme l’emplacement physique, les caractéristiques du poste de travail et les besoins de l’utilisateur au moment de la réservation. Le logiciel de réservation de salles de réunion permet à une équipe chargée exclusivement de la réservation des ressources de gérer un groupe de salles de réunion. Les visiteurs peuvent également être gérés plus efficacement : ils sont automatiquement enregistrés à la réception et des badges peuvent être préparés à l’avance. Un système complet de génération de rapport offre des informations utiles, notamment sur l’utilisation de l’espace et le coût des ressources, dont Nottingham City Council peut se servir pour surveiller l’évolution de leur espace de travail au fil du temps.

Produits utilisés

Meeting Room Booking IconLogiciel de réservation de salles de réunion

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Desk Booking IconSolution de réservation de bureaux

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Résultats

0

bureaux sont gérés avec la solution de réservation de bureaux Condeco

0

salles de réunion, et leurs logiciels de réservation et écrans tactiles associés, ont été installés

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employés à Londres, parmi les 34 500 employés répartis partout dans le monde

Room Booking Icon1 930 bureaux sont gérés avec la solution de réservation de bureaux Condeco

Room Management Icon100 salles de réunion et leur logiciel de réservation Condeco associé ont été installés

Space Saving Icon4,38 millions d’euros économisés par an grâce au déménagement et à la consolidation

Software

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Étude de cas Nottingham City Council

Le conseil municipal de Nottingham adopte un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.