Problématique

Auparavant, les salles de réunion de BAE Systems Applied Intelligence étaient gérées exclusivement par le personnel en contact avec la clientèle. Avec environ 2 000 employés partout dans le monde utilisant 100 salles de réunion, la gestion de ces salles était lourde et chronophage.

À mesure que BAE Systems Applied Intelligence poursuivait sa croissance à l’international, l’entreprise avait besoin d’une solution globale adaptée à ses besoins grandissants et d’une optimisation de l’utilisation des salles de réunion sur tous les lieux de travail.

« La solution Condeco a bouleversé la vie des réceptionnistes et du personnel d’accueil, qui étaient jusque-là inondés d’e-mails et de demandes de réservation de salles de réunion. »

— BAE Systems Applied Intelligence

Meeting Room Screen

Solution

L’entreprise a comparé divers systèmes de réservation à la recherche d’une solution répondant aux besoins de BAE Systems Applied Intelligence. Condeco offrait toutes les fonctionnalités recherchées et avait l’avantage de s’intégrer parfaitement avec le système de calendrier et de messagerie actuel de l’entreprise.

Condeco a procédé à l’installation du logiciel de réservation de salles de réunion et des écrans tactiles pour salles de réunion dans tous les locaux de BAE Systems Applied Intelligence, soit un total de mille écrans. Dans tous les bureaux où les clients de premier ordre sont reçus, Condeco a installé les écrans tactiles à l’extérieur de chaque salle de réunion afin d’offrir plus de visibilité sur leur disponibilité, grâce aux témoins lumineux rouge, orange et vert. L’implémentation initiale à Londres s’est déroulée rapidement et sans accroc, en parallèle d’un projet de rénovation du bâtiment.

La solution a bouleversé la vie des réceptionnistes et du personnel d’accueil, qui étaient jusque-là inondés d’e-mails et de demandes de réservation de salles de réunion. Le personnel d’accueil dispose également des autorisations nécessaires pour décaler des réunions si cela s’avère nécessaire, et peut facilement ajouter de nouvelles salles et ressources au système selon les besoins.

Produits utilisés

Meeting Room Booking IconRéservation de salles de réunion

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Room Screen IconÉcrans numériques pour salles de réunion

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Desk Booking IconRéservation de bureaux

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Résultats

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employés partout dans le monde bénéficient d’une meilleure expérience au moment de réserver une salle de réunion

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salles de réunion et leur logiciel de réservation associé ont été installés

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bureaux sont gérés avec la solution de réservation de bureaux Condeco

Room Booking IconAmélioration de l’expérience utilisateur : les employés peuvent chercher et réserver eux-mêmes des salles de réunion sans faire appel au personnel d’accueil

Room Management IconOptimisation de la gestion des salles de réunion au niveau global : des écrans placés en évidence indiquent si une réunion est en cours, afin d’éviter toute confusion ou interruption

Increased Utilization IconAugmentation du taux d’utilisation des salles de réunion

Software

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Étude de cas BAE Systems

BAE Systems adopte un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.