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Time Inc.

Erfahren Sie, wie Time Inc. mithilfe der Raumbuchungssoftware und digitalen Türschilder von Condeco die Nutzung seiner über 130 Besprechungsräume verwaltet. Außerdem hat das Unternehmen Arbeitsplatzbuchungssoftware von Condeco installiert, um die Nutzung der Arbeitsplätze in seinem neuen Büro zu optimieren.

Das internationale Medienunternehmen mit Hauptsitz in New York City bringt über 100 Zeitschriften heraus und betreibt mehr als 60 Websites und weitere ausschließlich digitale Publikationen. Neben dem namensgebenden Time Magazine veröffentlicht das Unternehmen weitere bekannte Zeitschriften wie Fortune, Sports Illustrated, Essence, People, Food & Wine und Southern Living.

Die Herausforderung

Time Inc. verlegte ihren Hauptsitz in New York City von Midtown nach Downtown. Die neue 700.000 Quadratmeter große Einrichtung würde mehr als 130 Tagungsräume umfassen. Ursprünglich wurde davon ausgegangen, dass Meetings weiterhin mit Microsoft Outlook organisiert werden. Da die Räume jedoch fast zu 100% genutzt werden, gab es Probleme mit häufigen Doppelbuchungen und No-Shows. Das Facility Management von Time Inc. suchte nach einer umfassenderen und effektiveren Lösung.

„Unsere Arbeitsplatzlösungen machen es den Endbenutzern viel leichter. Ich bekomme jetzt deutlich weniger verärgerte Anrufe wegen der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, der Raumanordnung und der benötigten Services.“

— Colleen Moran, Director of Operations – U.S., Time Inc.

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Die Lösung

Time Inc. wandte sich an Condeco, um sein auf MS Outlook basierendes Raumverwaltungssystem auf die Raumbuchungssoftware und digitalen Türschilder von Condeco umzustellen und seinen Mitarbeitern so die Buchung von verfügbaren Besprechungsräumen zu erleichtern.

Um die für Schreibtische benötigte Fläche zu verringern und die Workstations für seine Videogruppe effizienter zu nutzen, entschied sich Time Inc. für die Arbeitsplatzbuchungssoftware von Condeco. Die Gruppe arbeitet in zwei Schichten. Dank der Condeco Software benötigte nicht mehr jeder Mitarbeiter aus der Gruppe einen eigenen Arbeitsplatz, sondern sie konnten 126 Plätze flexibel nutzen.

Bei der Implementierung dieser Lösungen arbeitete Condeco mit Time Inc. zusammen, um einen schnellen und einfachen Prozess zu gewährleisten. Hinsichtlich der Besprechungsräume schuf Condeco jeweils die Voraussetzungen für die gesamte Datenerhebung – Telefon, Audio/Video-System, Konfiguration und Bewirtungskapazitäten. Außerdem programmierte Condeco die an 75 der Besprechungsräume angebrachten Bildschirme. Das war aber noch nicht alles: Die Supportprofis von Condeco führten umfassende Schulungen durch, um Time Inc. zu helfen, alle Vorteile der neuen Software und Geräte zu nutzen.