Time Inc. verlegte ihren Hauptsitz in New York City von Midtown nach Downtown. Die neue 700.000 Quadratmeter große Einrichtung würde mehr als 130 Tagungsräume umfassen. Ursprünglich wurde davon ausgegangen, dass Meetings weiterhin mit Microsoft Outlook organisiert werden. Da die Räume jedoch fast zu 100% genutzt werden, gab es Probleme mit häufigen Doppelbuchungen und No-Shows. Das Facility Management von Time Inc. suchte nach einer umfassenderen und effektiveren Lösung.
„Unsere Arbeitsplatzlösungen machen es den Endbenutzern viel leichter. Ich bekomme jetzt deutlich weniger verärgerte Anrufe wegen der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, der Raumanordnung und der benötigten Services.“
— Colleen Moran, Director of Operations – U.S., Time Inc.
Time Inc. wandte sich an Condeco, um sein auf MS Outlook basierendes Raumverwaltungssystem auf die Raumbuchungssoftware und digitalen Türschilder von Condeco umzustellen und seinen Mitarbeitern so die Buchung von verfügbaren Besprechungsräumen zu erleichtern.
Um die für Schreibtische benötigte Fläche zu verringern und die Workstations für seine Videogruppe effizienter zu nutzen, entschied sich Time Inc. für die Arbeitsplatzbuchungssoftware von Condeco. Die Gruppe arbeitet in zwei Schichten. Dank der Condeco Software benötigte nicht mehr jeder Mitarbeiter aus der Gruppe einen eigenen Arbeitsplatz, sondern sie konnten 126 Plätze flexibel nutzen.
Bei der Implementierung dieser Lösungen arbeitete Condeco mit Time Inc. zusammen, um einen schnellen und einfachen Prozess zu gewährleisten. Hinsichtlich der Besprechungsräume schuf Condeco jeweils die Voraussetzungen für die gesamte Datenerhebung – Telefon, Audio/Video-System, Konfiguration und Bewirtungskapazitäten. Außerdem programmierte Condeco die an 75 der Besprechungsräume angebrachten Bildschirme. Das war aber noch nicht alles: Die Supportprofis von Condeco führten umfassende Schulungen durch, um Time Inc. zu helfen, alle Vorteile der neuen Software und Geräte zu nutzen.
Raumbuchungssystem
Digitale Türschilder für Besprechungsräume
Arbeitsplatzbuchungssoftware
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Besprechungsräume, die über das Condeco Raumbuchungssystem verwaltet werden0
Arbeitsplätze, die jetzt mit dem Condeco Arbeitsplatzbuchungssystem verwaltet werden0
Mitarbeiter nutzen effektive BuchungssystemeArbeitsplatzeffizienzlösungen für 3.000 Mitarbeiter umzusetzen
Auf die Remote-Buchung für 250 Arbeitsplätze zuzugreifen
Über 250 Besprechungsräume zu verwalten, um die Belegungsraten zu verbessern und die Ausfälle zu reduzieren.
Mithilfe von Berichten Erkenntnisse über die Ausnutzung der Arbeitsplätze zu gewinnen
Time Inc umfasst ein vernetztes Büro, um seinen Platz zu optimieren und die Arbeitsplatzeffizienz zu verbessern.