Die Herausforderung

Time Inc. verlegte ihren Hauptsitz in New York City von Midtown nach Downtown. Die neue 700.000 Quadratmeter große Einrichtung würde mehr als 130 Tagungsräume umfassen. Ursprünglich wurde davon ausgegangen, dass Meetings weiterhin mit Microsoft Outlook organisiert werden. Da die Räume jedoch fast zu 100% genutzt werden, gab es Probleme mit häufigen Doppelbuchungen und No-Shows. Das Facility Management von Time Inc. suchte nach einer umfassenderen und effektiveren Lösung.

„Unsere Arbeitsplatzlösungen machen es den Endbenutzern viel leichter. Ich bekomme jetzt deutlich weniger verärgerte Anrufe wegen der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, der Raumanordnung und der benötigten Services.“

— Colleen Moran, Director of Operations – U.S., Time Inc.

Screen

Die Lösung

Time Inc. wandte sich an Condeco, um sein auf MS Outlook basierendes Raumverwaltungssystem auf die Raumbuchungssoftware und digitalen Türschilder von Condeco umzustellen und seinen Mitarbeitern so die Buchung von verfügbaren Besprechungsräumen zu erleichtern.

Um die für Schreibtische benötigte Fläche zu verringern und die Workstations für seine Videogruppe effizienter zu nutzen, entschied sich Time Inc. für die Arbeitsplatzbuchungssoftware von Condeco. Die Gruppe arbeitet in zwei Schichten. Dank der Condeco Software benötigte nicht mehr jeder Mitarbeiter aus der Gruppe einen eigenen Arbeitsplatz, sondern sie konnten 126 Plätze flexibel nutzen.

Bei der Implementierung dieser Lösungen arbeitete Condeco mit Time Inc. zusammen, um einen schnellen und einfachen Prozess zu gewährleisten. Hinsichtlich der Besprechungsräume schuf Condeco jeweils die Voraussetzungen für die gesamte Datenerhebung – Telefon, Audio/Video-System, Konfiguration und Bewirtungskapazitäten. Außerdem programmierte Condeco die an 75 der Besprechungsräume angebrachten Bildschirme. Das war aber noch nicht alles: Die Supportprofis von Condeco führten umfassende Schulungen durch, um Time Inc. zu helfen, alle Vorteile der neuen Software und Geräte zu nutzen.

Verwendete Produkte

Meeting Room Booking IconRaumbuchungssystem

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Meeting Room Screen IconDigitale Türschilder für Besprechungsräume

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Desk Booking IconArbeitsplatzbuchungssoftware

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Ergebnisse

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Besprechungsräume, die über das Condeco Raumbuchungssystem verwaltet werden

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Arbeitsplätze, die jetzt mit dem Condeco Arbeitsplatzbuchungssystem verwaltet werden

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Mitarbeiter nutzen effektive Buchungssysteme

Room Booking IconArbeitsplatzeffizienzlösungen für 3.000 Mitarbeiter umzusetzen

Room Management IconAuf die Remote-Buchung für 250 Arbeitsplätze zuzugreifen

Increased Utilization IconÜber 250 Besprechungsräume zu verwalten, um die Belegungsraten zu verbessern und die Ausfälle zu reduzieren.

Reporting IconMithilfe von Berichten Erkenntnisse über die Ausnutzung der Arbeitsplätze zu gewinnen

Software

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Time Inc Fallstudie

Time Inc umfasst ein vernetztes Büro, um seinen Platz zu optimieren und die Arbeitsplatzeffizienz zu verbessern.

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