Die Herausforderung

Lange hat Witty seine sieben Besprechungsräume händisch auf Papier verwaltet. Diese Vorgehensweise war nicht mehr effizient, da in dem erfolgreich wachsenden Unternehmen auch die Zahl der Besprechungen kontinuierlich zunahm. Um Missverständnisse und Doppelbuchungen zu vermeiden und die Eintragung von Serienterminen zu ermöglichen, musste eine bessere Lösung gefunden werden. Auch Mitarbeiter aus anderen Niederlassungen sowie Vertriebskollegen sollten in die Lage versetzt werden, eigenständig Raumbuchungen durchzuführen, der Zeitaufwand für die Raumbuchung insgesamt sinken.

Nicht zuletzt war auch die Außenwirkung auf Kunden und Partner ein Beweggrund, das nicht mehr zeitgemäße Papiersystem abzuschaffen.

Aus den oben geschilderten Gründen hat sich Witty mit dem Thema Raumbuchungsmanagement und der erforderlichen Software auseinandergesetzt. Das Preis-Leistungs-Verhältnis war stimmig und sowohl unsere Lösung, als auch die Raumdisplays haben in der Probephase mit „Sehr gut“ abgeschnitten. Es sind keine Fehler aufgetreten und alle Tester/innen waren zufrieden.

„Das neue System funktioniert genauso, wie wir es uns vorgestellt haben. Es ist benutzerfreundlich und die Kolleginnen und Kollegen brauchen nur selten zusätzliche Unterstützung. Damit haben sich unsere Prozesse deutlich optimiert.“

– Alexander Bechner, IT Manager, Witty GmbH

Meeting Room Screen

Die Lösung

Um den Zeitaufwand für die Raumbuchung zu senken, Doppelbelegungen zu vermeiden und allen Mitarbeitern direkten Zugriff auf ein zentrales Buchungssystem zu geben, hat sich Witty für unsere Raumbuchungssoftware entschieden. Eine zuverlässige, unkomplizierte und selbsterklärende Lösung, mit der alle Besprechungsräume problemlos verwaltet werden können. Die Verwaltung der Besprechungsräume wird bei Witty über Outlook gesteuert. Nun ist es nicht mehr erforderlich, bei der Raumbuchung vor Ort zu sein, oder Kollegen aus der Hauptverwaltung mit zusätzlichem Arbeitsaufwand zu belasten. Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Räume mit welchem technischen Equipment zur Verfügung stehen.

Verwendete Produkte

Meeting Room Booking IconRaumbuchungssystem

Weitere Informationen 

Ergebnisse

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Bürostandorte

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Besprechungsräume werden mit Condeco verwaltet

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digitale Türschilder wurden installiert

Witty ist sehr zufrieden mit der Condeco- Software und der dazugehörigen Raumbuchungslösung. Die Lösung bietet Transparenz und ist übersichtlich; auch die Implementierung verlief problemlos. Die Lösung hat sowohl Prozesse verkürzt, als auch vereinfacht. Die dadurch gewonnene Zeit, kann sinnvoller eingesetzt werden. Wir freuen uns sehr, dass wir Witty bei der Raumbuchungsverwaltung helfen konnten.

Software

Empfohlener Download

Witty GmbH Fallstudie

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