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Nottingham City Council.

Erfahren Sie, wie Condeco dem Stadtrat von Nottingham geholfen hat, sechs separate Gebäude zu einer effizienten Arbeitsumgebung zusammenzufassen und dabei 3,9 Mio. Pfund einzusparen.

Der Stadtrat Nottingham ist die für den Bezirk Nottingham im britischen Nottinghamshire zuständige übergeordnete Verwaltungsbehörde mit etwa 2.300 Beschäftigten in ganz Großbritannien.

Die Herausforderung

Der Stadtrat Nottingham besaß 25.600 m2 Nutzfläche für seine 2.300 Mitarbeiter, verteilt auf sechs Standorte. Diese Vermögenswerte stellten zentrale Ressourcen für den Stadtrat dar. Daher war es wichtig, dass Veränderungen ohne Unterbrechung der Services vorgenommen werden konnten.

Eine erste Untersuchung zeigte einige Schlüsselbereiche auf, um die man sich kümmern musste. Die beiden wichtigsten Erkenntnisse waren, dass immer nur die Hälfte der Arbeitsplätze besetzt waren und dass offizielle Besprechungsräume 40 % des Tages leer standen. Die Zuordnung der Arbeitsplätze durfte keine Frage von Rechten mehr sein, sondern sollte vom Bedarf und dem jeweiligen Aufgabenbereich bestimmt werden. Die Untersuchung ergab, dass es durchaus möglich war, das Arbeitsplatz-Benutzer-Verhältnis von 100 % auf 70 % zu senken – das sind sieben Arbeitsplätze für jeweils zehn Personen.

Das erforderte eine veränderte Unternehmenskultur und die Akzeptanz der neuen Grundsätze durch die Mitarbeiter. Der Umzug in ein neu erworbenes Anwesen in der Innenstadt bot die ideale Gelegenheit, diese Veränderungen umzusetzen. Außerdem hatte der Stadtrat die Möglichkeit, alle Mitarbeiter bequem auf 17.600 m2 unterzubringen und so insgesamt ein Drittel des Platzes einzusparen.

„Condeco hat uns geholfen, unsere Arbeitsplätze wirtschaftlich sinnvoll zu verwalten und alle geplanten Einsparungen umzusetzen.“

— Geoffrey Hibbert, Director of Property & Workplace Strategy, Stadtrat Nottingham

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Die Lösung

Der Umzug wurde von der für die Arbeitsplatzstrategie zuständigen Abteilung des Stadtrats von Nottingham organisiert. Die Mitarbeiter befassten sich eingehend mit Arbeitsplatzverwaltungslösungen und kamen zu dem Schluss, dass die Raum- und Arbeitsplatzbuchungssoftware von Condeco besonders gut für die Verwaltung der 100 Besprechungsräume, 1.930 Arbeitsplätze, 190 Parkbuchten und der Besucher am neuen Hauptsitz geeignet sei.

Condeco bot grafische Grundrisse für die Arbeitsplatzbuchung an, mit denen die Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien, z. B. Ort, Merkmalen des Arbeitsplatzes oder Anforderungen des Benutzers, suchen konnten. Mithilfe der Raumbuchungssoftware konnte eine Einrichtung Räume gruppenweise von einem speziellen Ressourcenbuchungsteam verwalten lassen. Auch die Besucherverwaltung wurde effizienter: Sie werden jetzt automatisch an der Rezeption angemeldet und es können schon vorab Besucherpässe angefertigt werden. Ein umfangreiches Berichtssystem lieferte zudem eine Reihe von Verwaltungsberichten, etwa über die Raumnutzung und die Ressourcenkosten. Auf diese Weise kann der Stadtrat Nottingham künftig seine Raumnutzung nachverfolgen.