Die Herausforderung

Der Stadtrat Nottingham besaß 25.600 m2 Nutzfläche für seine 2.300 Mitarbeiter, verteilt auf sechs Standorte. Diese Vermögenswerte stellten zentrale Ressourcen für den Stadtrat dar. Daher war es wichtig, dass Veränderungen ohne Unterbrechung der Services vorgenommen werden konnten.

Eine erste Untersuchung zeigte einige Schlüsselbereiche auf, um die man sich kümmern musste. Die beiden wichtigsten Erkenntnisse waren, dass immer nur die Hälfte der Arbeitsplätze besetzt waren und dass offizielle Besprechungsräume 40 % des Tages leer standen. Die Zuordnung der Arbeitsplätze durfte keine Frage von Rechten mehr sein, sondern sollte vom Bedarf und dem jeweiligen Aufgabenbereich bestimmt werden. Die Untersuchung ergab, dass es durchaus möglich war, das Arbeitsplatz-Benutzer-Verhältnis von 100 % auf 70 % zu senken – das sind sieben Arbeitsplätze für jeweils zehn Personen.

Das erforderte eine veränderte Unternehmenskultur und die Akzeptanz der neuen Grundsätze durch die Mitarbeiter. Der Umzug in ein neu erworbenes Anwesen in der Innenstadt bot die ideale Gelegenheit, diese Veränderungen umzusetzen. Außerdem hatte der Stadtrat die Möglichkeit, alle Mitarbeiter bequem auf 17.600 m2 unterzubringen und so insgesamt ein Drittel des Platzes einzusparen.

„Condeco hat uns geholfen, unsere Arbeitsplätze wirtschaftlich sinnvoll zu verwalten und alle geplanten Einsparungen umzusetzen.“

— Geoffrey Hibbert, Director of Property & Workplace Strategy, Stadtrat Nottingham

Screen

Die Lösung

Der Umzug wurde von der für die Arbeitsplatzstrategie zuständigen Abteilung des Stadtrats von Nottingham organisiert. Die Mitarbeiter befassten sich eingehend mit Arbeitsplatzverwaltungslösungen und kamen zu dem Schluss, dass die Raum- und Arbeitsplatzbuchungssoftware von Condeco besonders gut für die Verwaltung der 100 Besprechungsräume, 1.930 Arbeitsplätze, 190 Parkbuchten und der Besucher am neuen Hauptsitz geeignet sei.

Condeco bot grafische Grundrisse für die Arbeitsplatzbuchung an, mit denen die Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien, z. B. Ort, Merkmalen des Arbeitsplatzes oder Anforderungen des Benutzers, suchen konnten. Mithilfe der Raumbuchungssoftware konnte eine Einrichtung Räume gruppenweise von einem speziellen Ressourcenbuchungsteam verwalten lassen. Auch die Besucherverwaltung wurde effizienter: Sie werden jetzt automatisch an der Rezeption angemeldet und es können schon vorab Besucherpässe angefertigt werden. Ein umfangreiches Berichtssystem lieferte zudem eine Reihe von Verwaltungsberichten, etwa über die Raumnutzung und die Ressourcenkosten. Auf diese Weise kann der Stadtrat Nottingham künftig seine Raumnutzung nachverfolgen.

Verwendete Produkte

Meeting Room Booking IconRaumbuchungssoftware

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Desk Booking IconArbeitsplatzbuchungslösung

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Ergebnisse

0.9 Million

Arbeitsplätze werden mit dem Condeco Arbeitsplatzbuchungssystem verwaltet

0

Besprechungsräume wurden mit Raumbuchungssoftware und digitalen Türschildern ausgestattet

0

Mitarbeiter in London und insgesamt 34.500 Beschäftigte weltweit

Room Booking Icon1.930 Arbeitsplätze werden mit dem Condeco Arbeitsplatzbuchungssystem verwaltet

Room Management Icon100 Besprechungsräume wurden mit der Raumbuchungssoftware von Condeco ausgestattet

Space Saving Icon3,9 Mio. Pfund werden jährlich durch den Umzug und die Konsolidierung eingespart

Software

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Nottingham City Council Fallstudie

Der Nottingham City Council umfasst ein angeschlossenes Büro, um seinen Platz zu optimieren und die Arbeitsplatzeffizienz zu verbessern.

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