Die Herausforderung

WSP | Parsons Brinckerhoff zog in ein neues Hauptquartier in London um. Mit 5.400 Quadratmetern war diese Arbeitsumgebung deutlich größer als die alte.

Vor dem Umzug hatte WSP | Parsons Brinckerhoff bei der Raumbuchung mit großen Problemen zu kämpfen. Es gab kein Raumbuchungssystem – alle Buchungen wurden mithilfe von Tabellen vorgenommen. Das war zeitaufwendig und verwirrend für die Administratoren und frustrierend für die Mitarbeiter. Die Auslastung der Besprechungsräume lag bei gerade einmal 40%.

Die Mitarbeiter hatten keinerlei Freiheit. Sie mussten sich bei allen Buchungen, Besuchern und zusätzlichen Anforderungen wie etwa Bewirtung an die Administratoren wenden. Da das Raumbuchungsverfahren so kompliziert war, mussten Mitarbeiter ihre Räume häufig wegen Doppelbuchungen oder Fehlern wieder aufgeben.

„Vor Condeco herrschte Chaos und wir mussten ständig raten. Jetzt können wir in unseren Büros Arbeitsumgebungen schaffen, die wirklich funktionieren. Außerdem können wir diese Bereiche genauer erfassen und überwachen. Das hilft uns, für die Zukunft zu planen.“

— Sodilva Smith, UK Head of Projects – Corporate Real Estate, WSP | Parsons Brinckerhoff

Screen

Die Lösung

Dank der Raumbuchungssoftware von Condeco konnten die Mitarbeiter ihre Besprechungen selbst buchen und verwalten, sodass die Administratoren sich nicht mehr um unzählige Buchungsanfragen kümmern mussten. Zusätzliche Bewirtung, Besucher und Ausrüstung konnten über dasselbe Raumbuchungsformular gebucht werden. Das spart jede Menge Zeit. Um den Vorgang noch weiter zu vereinfachen, installierte WSP | Parsons Brinckerhoff das MS Outlook-Add-in von Condeco, sodass Besprechungen direkt über den Outlook-Kalender gebucht werden konnten.

Um die verfallenen Raumbuchungen zu reduzieren und Verwirrung zu vermeiden, wurden außen an den einzelnen Besprechungsräumen Raumbuchungsbildschirme von Condeco angebracht. Neben dieser Lösung verwendete WSP | Parsons Brinckerhoff Condeco Arbeitsplatzbuchungssoftware, um die Arbeitsplätze besser verwalten zu können. Diese integrierten Lösungen boten mehr Kontrolle über die Arbeitsumgebung und zeichneten ein vollständigeres Bild von ihrer Nutzung.

Mittlerweile sind in acht verschiedenen Niederlassungen von WSP | Parsons Brinckerhoff in ganz Großbritannien Lösungen von Condeco installiert. Aktuell verwaltet Condeco 763 Arbeitsplätze und 84 Besprechungsräume. Diese Zahl wächst stetig, da das Unternehmen sich anpasst und die Büroflächen entsprechend größer werden.

Verwendete Produkte

Meeting Room Booking IconRaumbuchungssystem

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Meeting Room Screen IconDigitale Türschilder für Besprechungsräume

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Desk Booking IconArbeitsplatzbuchungslösung

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Ergebnisse

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Arbeitsplätze werden mit dem Condeco Arbeitsplatzbuchungssystem verwaltet.

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Besprechungsräume wurden mit Raumbuchungssoftware und digitalen Türschildern ausgestattet.

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Mitarbeiter in London und insgesamt 34.500 Beschäftigte weltweit

Room Booking IconDank der Arbeitsplatzbuchungssoftware kann das Unternehmen flexibler arbeiten und seine Mitarbeiter können sich aussuchen, wo sie sitzen möchten

Room Management IconDie Zahl der verfallenen Raumbuchungen wurde minimiert und die Auslastung der Besprechungsräume wurde verbessert

Reporting IconDie betriebliche Effizienz wurde erhöht und das Bewusstsein dank umfassender Berichte gesteigert

Software

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WSP Fallstudie

WSP umfasst ein vernetztes Büro, um seinen Platz zu optimieren und die Arbeitsplatzeffizienz zu verbessern.

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