Rimuovi tutte le complessità e le difficoltà associate alla pianificazione dell’utilizzo delle sale riunioni

Il sistema per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco aiuta a sfruttare al meglio gli spazi delle sale riunioni, ridurre i tempi amministrativi e adottare processi di prenotazione più intelligenti nell’ambiente di lavoro. La cloud-based solution nostra soluzione basata sul cloud ti consente di pianificare e gestire le sale riunioni, i visitatori , il catering, i servizi e le videoconferenze  in un solo sistema scalabile globalmente.

Management Icon

Semplice gestione delle prenotazioni e dei servizi

Grazie a Condeco diventa semplice gestire e monitorare anche le prenotazioni più complesse, sia per gli utenti che per il personale di accoglienza, anche se si trovano in sedi e fusi orari diversi.

Gestione delle riunioni

Outlook Icon

Prenotazione dal
calendario di Outlook

È possibile prenotare sale riunioni, servizi, visitatori e videoconferenze in pochi clic. Qualsiasi cosa tu abbia bisogno per una riunione, la potrai prenotare mediante il calendario di Outlook.

Integrazione con Outlook

Mobile Icon

Gestione delle
riunioni ovunque

La nostra app intuitiva per dispositivi mobili ti consente di trovare sale riunioni, gestire le prenotazioni ed estendere la durata di una riunione ovunque ti trovi.

App per dispositivi mobili per la prenotazione

Delight Icon

Un’esperienza piacevole
per i visitatori

Grazie all’integrazione nella nostra piattaforma della gestione dei visitatori, gli addetti alla reception sapranno sempre chi sta per arrivare, rendendo l’accoglienza un’esperienza semplice e piacevole sia per i visitatori che per il personale.

Gestione dei visitatori

Communication Icon

Comunicazioni
integrate

È possibile integrare Skype for Business aggiungendo automaticamente riunioni Skype alle prenotazioni delle sale riunioni o scegliere altri sistemi di videoconferenza per assicurare esperienze semplici e piacevoli.

Integrazione con videoconferenze

Reporting Icon

Informazioni dettagliate sull’utilizzo
degli spazi di lavoro

I rapporti dettagliati sull’utilizzo degli spazi e delle risorse forniscono una chiara panoramica che consente di prendere le decisioni migliori per gestire nel modo più efficace spazi e costi.

Analisi dei dati

Management Icon

 

Gestione delle riunioni

Semplice gestione delle riunioni e dei servizi

Condeco offre funzionalità integrate per la prenotazione di sale riunioni, catering, risorse audio-video e altre attrezzature e forniture, con una chiara visione delle prenotazioni e della disponibilità. E se i dettagli di una riunione cambiano, tutte le informazioni vengono subito aggiornate di conseguenza e le persone interessante vengono avvisate.

Procedura di prenotazione

Scelta tra prenotazioni effettuabili da soli o gestite

Le opzioni di prenotazione delle sale riunioni sono tre: prenotazione diretta da parte degli utenti (self service), richiesta di prenotazione specifica inviata dagli utenti (gestita) o richiesta di una sala riunioni assegnata in base alla disponibilità (alla cieca). Le richieste possono essere gestiti in modo efficiente mediante una visualizzazione delle sale riunioni a elenco o a griglia.

Reservation

Griglia di prenotazione

Tutto in vista

La nostra griglia di prenotazione standard ti permette di monitorare tutti gli aspetti delle riunioni. Nella griglia sono riportati lo stato della sala riunioni, le prenotazioni e la pianificazione di tutti gli eventuali servizi associati, ad esempio il catering.

Booking

Cambiamenti eamp; gestione

Creazione, scambio, estensione e quanto altro

Spesso le esigenze cambiano all’ultimo minuto. Con Condeco è possibile creare facilmente nuove prenotazioni, cambiare sala riunioni, estendere la durata di una riunione in corso o scambiare prenotazioni, in modo che tutti si trovino dove devono.

Manage

Sedi eamp; fusi orari

Collaborazione in sedi e fusi orari diversi

La nostra griglia avanzate offre una panoramica di tutte le sedi e i fusi orari ed è ideale per gestire videoconferenze.

Locations

Fornitori eamp; servizi

Gestione di fornitori e servizi

Il dashboard dei fornitori permette una gestione efficiente delle richieste di servizio a chi gestisce i fornitori dei servizi. Il personale di accoglienza può vedere chiaramente la pianificazione e lo stato dei servizi nella griglia di prenotazione delle sale riunioni.

Vendors

Mobile Icon

 

App per dispositivi mobili per la prenotazione

Gestione delle riunioni ovunque

Hai dimenticato di prenotare una sala riunioni? Vuoi spostare una riunione? La nostra app per dispositivi mobili iOS e Android ti consente di trovare rapidamente una sala riunioni e fare, annullare o estendere una prenotazione.

Ricerca eamp; prenotazione

Basta un tocco per trovare una sala riunioni

Puoi trovare rapidamente la sala riunioni giusta per la tua riunione in base alla posizione, alla dimensione e alle caratteristiche desiderate. I risultati possono essere visualizzati sotto forma di elenco o calendario, per trovare rapidamente una sala riunioni anche quando sono molto occupate.

 

Mobile Search

Informazioni sulle sale riunioni

Dettagli e immagini delle sale riunioni

Puoi accedere a una descrizione dettagliata di ogni sala riunioni, con foto e planimetrie, in modo da scegliere quella più adatta alle tue esigenze.

 

Mobile Information

Prenotazione, cancellazione o estensione

Per modificare una prenotazione bastano pochi tocchi

Cambiamenti dell’ultimo minuto per una riunione? Nessun problema. L’app mostra tutte le prossime prenotazioni, sotto forma di calendario o elenco, e consente di modificare una prenotazione oppure prenotare, annullare o estendere una riunione direttamente dal telefono.

 

Mobile Amend

Sale riunioni preferite

Verifica della disponibilità delle sale riunioni preferite

Aggiungendo le tue sale riunioni preferite a un elenco potrai verificare in un attimo se sono disponibili.

 

Mobile Availability

Integrazione di sistemi di orientamento

Indicazioni per raggiungere le sale riunioni

Puoi aggiungere un collegamento al tuo sistema di orientamento preferito per capire come arrivare alla sala riunioni. Condeco mette a disposizione un URL o URI per il punto di interesse.

 

Mobile Wayfinding

Outlook Icon

 

Integrazione con Outlook

Prenotazione dal calendario di Outlook

Mediante il componente aggiuntivo per Outlook di Condeco, puoi prenotare le sale riunioni e i servizi associati direttamente dall’appuntamento nel calendario di MS Outlook.

Ricerca

Trovare la sala riunioni giusta con pochi clic

Puoi cercare una sala riunioni direttamente dal tuo appuntamento in Outlook, semplicemente aprendo il componente aggiuntivo, effettuando la ricerca e scegliendo una sala riunioni dall’elenco. Per ogni sala riunioni sono riportati dettagli e caratteristiche, in modo che tu possa scegliere esattamente quello di cui hai bisogno.

Microsoft Outlook Logo

Outlook Room

Visualizzazione a griglia

Per una panoramica più ampia con tutte le sedi e i fusi orari

In questa visualizzazione è visibile la disponibilità di tutte le sale riunioni, anche in sedi e fusi orari diversi. Puoi configurare la griglia in modo da includere solo certe sedi e puoi anche salvare più visualizzazioni, per velocizzare le tue prenotazioni future.

Microsoft Outlook Logo

Outlook Grid

Servizi eamp; visitatori

Prenotazione di tutto il necessario in una volta

Nel modulo di prenotazione puoi aggiungere visitatori, servizi e videoconferenze. Puoi anche prenotare più sale riunioni alla volta, ad esempio per un evento o una videoconferenza.
Microsoft Outlook Logo

Outlook Services

Spostamenti eamp; cambiamenti

Aggiornamento automatico

Se modifichi una riunione, il sistema verifica automaticamente se la sala riunioni è ancora libera e sposta la tua prenotazione. Grazie alla gestione automatica dei cambiamenti, i fornitori dei servizi e il personale di accoglienza disporranno sempre di informazioni aggiornate. È così semplice.

Microsoft Outlook Logo

Outlook Changes

Sincronizzazione con Exchange

Sincronizzazione delle prenotazioni tra
Exchange e Condeco

Condeco Sync per Microsoft Exchange consente di collegare e mantenere sincronizzati i calendari delle sale riunioni in Exchange con quelli della soluzione per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco, così da poter continuare a lavorare in un ambiente noto e familiare,Condeco Sync monitora entrambi i calendari e sincronizza automaticamente le prenotazioni effettuate, modificate o cancellate, permettendo agli utenti di prenotare le sale riunioni da qualsiasi calendario che supporti Exchange, come quelli sui telefoni cellulari o gli strumenti per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco.

Ricerca di sale riunioni in Exchange

Un’esperienza migliore per le prenotazioni delle sale riunioni basate su MS Exchange
Exchange-based room bookings

Lo strumento di ricerca di sale riunioni per Outlook consente di trovare rapidamente in Exchange le sale riunioni disponibili e aggiungere i corrispondenti inviti a un appuntamento in Outlook. La prenotazione della sala riunioni verrà quindi sincronizzata con il sistema di Condeco grazie all’integrazione offerta da Condeco Sync per Exchange.

Il componente aggiuntivo può essere scaricato da Microsoft AppSource e attivato in pochi secondi.
È disponibile per Outlook per Windows e Mac e per Outlook Web Access. È necessario utilizzare Condeco Sync.

Condeco Room Finder

Caso di studio: Sodexo

Scopri come Sodexo ha ottimizzato i propri spazi delle sale riunioni con la soluzione per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco.

Sodexo

“Abbiamo collaborato con Condeco per migliorare le nostre soluzioni tecnologiche per gli spazi di lavoro, oltre che per dimostrare ai nostri clienti come possono trasformare i loro spazi di lavoro”.

Richard Priestly, Direttore della gestione delle strutture, Sodexo

Leggi il caso di studio

Delight Icon

Gestione dei visitatori

DUn’esperienza piacevole per i visitatori

Con il sistema di gestione dei visitatori integrato di Condeco, il personale della reception e di accoglienza verrà automaticamente informato sui visitatori al momento della prenotazione di una riunione, permettendo loro di risparmiare tempo e lavoro.

Aggiunta di visitatori

I visitatori e le informazioni specifiche su di loro possono essere aggiunti al momento della prenotazione di una sala riunioni o successivamente. Il personale di accoglienza viene automaticamente informato e potrà notificare l’organizzatore della riunione tramite e-mail quando i visitatori arrivano.

Condeco può inviare automaticamente a tutti i partecipanti un’e-mail contenente indicazioni specifiche su come arrivare. È anche possibile informare automaticamente i partecipanti di cambiamenti all’orario o al luogo della riunione.

I visitatori possono essere controllati quando entrano, escono o si prendono una pausa. Il personale della reception può facilmente aggiungere visitatori che arrivano non annunciati.

È possibile scattare rapidamente una foto a un visitatore o a un gruppo di ospiti e stampare i permessi. Questi permessi possono essere configurati per varie stampanti e in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

La funzione di appello consente di produrre istantaneamente l’elenco delle persone che si trovano nell’edificio, indicando a quale riunione stanno partecipando.

Communication Icon

Integrazione con videoconferenze

Comunicazioni integrate

Semplifica la prenotazione delle videoconferenze integrando la gestione dei sistemi video con la prenotazione delle sale riunioni in una sola procedura lineare.

Una sola semplice procedura di prenotazione con Skype for Business

Se si aggiunge una sala Skype a una riunione, Condeco pianifica automaticamente la riunione Skype per tutte le sale riunioni. Tu dovrai soltanto iniziare la sessione della riunione quando arrivi. È ovviamente possibile aggiungere una riunione Skype anche senza definire delle sale Skype. Se hai già creato una riunione Skype in Outlook e aggiungi una sala Skype, questa verrà associata automaticamente.

Tutti i partecipanti riceveranno un invito nel calendario che potranno selezionare per unirsi alla riunione come più preferiscono.

Grazie a un’esperienza di prenotazione, creazione e avvio delle videoconferenze semplificata per gli utenti, questa funzionalità verrà sfruttata di più, riducendo le spese di viaggio e promuovendo la collaborazione.

Condeco è integrabile con Cisco e a breve anche con Polycom. Se hai bisogno di un’integrazione con questi fornitori, contattaci per comunicarci le tue esigenze.

 

Integrate Condeco with your video conferencing provider, we integrate with:

Logos

Scarica la scheda tecnica di Skype for Business

Reporting Icon

Analisi dei dati

Informazioni dettagliate sull’utilizzo degli spazi di lavoro

Il sistema per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco include una soluzione di reportistica in tempo reale totalmente personalizzabile che consente di monitorare con precisione l’utilizzo delle sale riunioni.

Utilizzo

Condeco mette a disposizione rapporti dettagliati per monitorare da vicino l’utilizzo delle sale riunioni e delle risorse, l’attività degli utenti e molto altro. In questo modo potrai prendere decisioni informate su come gestire al meglio le sale riunioni.

Spesso la frustrazione più grande è data dalle persone che prenotano una sala riunioni ma poi non si presentano. Con Condeco è possibile tenere traccia di queste situazioni, identificare le persone che spesso si comportano in questo modo e determinare quante sale riunioni sono in realtà libere e possono essere utilizzate da altri molto facilmente.

È possibile monitorare i servizi di catering e i costi associati per riunioni ed eventi, assegnando codici di costo e stanziando budget per pagare le fatture o le spese interne.

È possibile sapere quanti visitatori entrano nell’edificio ogni giorno, settimana o mese, nonché tenere traccia degli orari di picco di arrivo dei visitatori e visualizzare i dati storici.

La soluzione di analisi delle prenotazioni delle sale riunioni di Condeco consente di creare facilmente dashboard interattivi per analisi molto utili, offrendo potenti informazioni basate sui dati storici di utilizzo delle risorse.

Guarda un video dimostrativo

Guarda Condeco in azione

Registrati per vedere il video dimostrativo del nostro prodotto e scopri come le soluzioni di gestione della sala riunioni e della scrivania di Condeco, ricche di funzionalità e di facile utilizzo, possono aiutarti a gestire il tuo spazio di lavoro in modo più efficiente.

Guarda un video dimostrativo

Integrazione con il digital signage per le sale riunioni

Gli schermi per le sale riunioni di Condeco e il sistema di orientamento sono un’elegante aggiunta allo spazio di lavoro, in quanto rendono più visibili le informazioni sulle riunioni, aiutando tutti a trovare e prenotare con facilità le sale riunioni disponibili.

Schermi per le sale riunioni

Schermi per le sale riunioni

Questi eleganti touchscreen per le sale riunioni indicano con chiarezza lo stato di una sala riunioni e forniscono un’ottima interfaccia di prenotazione davanti alla porta. Le spie a LED che indicano lo stato, visibili da distante, aiutano a trovare rapidamente una sala riunioni. Gli organizzatori delle riunioni potranno accedere a questi schermi e annullare la prenotazione se non si presenta nessuno, contribuendo a mantenere più alta la disponibilità degli spazi.
Ulteriori informazioni sugli schermi per le sale riunioni

Sistema di orientamento

Sistema di orientamento

Visualizza informazioni sulla riunione in un formato facilmente leggibile e indicazioni semplici da seguire su un grande schermo visibile a tutti i partecipanti alla riunione. Ideale per le aree di accoglienza, il sistema di orientamento può essere configurato per riflettere il tuo marchio.

Ulteriori informazioni sul sistema di orientamento

Cloud Icon
Cloud Icon

Un’unica soluzione scalabile e sicura

Questa soluzione per la gestione dell’ambiente di lavoro standardizzata e scalabile sul cloud Microsoft Azure garantisce a tutti un’esperienza coerente e piacevole, indipendentemente da dove si trovano.

Ulteriori informazioni sulla tecnologia cloud di Condeco

Download consigliato
Download Image

Software per la prenotazione delle sale riunioni Condeco

Il software di prenotazione delle sale riunioni Condeco consente di ottimizzare lo spazio della sala riunioni, ridurre i tempi di amministrazione e introdurre processi di prenotazione più intelligenti sul posto di lavoro.

Portal Icon

Promotori dell’innovazione

Come pioniere nel nostro mercato dal 2005, Condeco investe annualmente oltre il 30% delle entrate in ricerca e sviluppo, continuando a costruire sul mercato la soluzione di pianificazione dello spazio di lavoro più integrata, completa e user-friendly.

Ulteriori informazioni

Portal Icon

Tecnologia all’avanguardia

La nostra suite software Microsoft Azure di nuova generazione offre prestazioni, sicurezza, disponibilità e scalabilità senza confronti. Aiutandoti a fornire una piattaforma di pianificazione delle risorse standardizzata per l’intera organizzazione.

Ulteriori informazioni

Portal Icon

Servizi esperti

Come fornitore di servizi completi, è importante comprendere appieno le sfide del posto di lavoro. I team di vendita e assistenza per la consulenza di Condeco utilizzano la nostra vasta esperienza per offrire una soluzione che risolva efficacemente le sfide del vostro spazio di lavoro.

Ulteriori informazioni

Pronto a saperne di più?

Guarda un video dimostrativo      Richiesta demo