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Il personale dell’accoglienza ha bisogno di supporto per mantenere la calma nei momenti di picco. Per gestire le richieste di prenotazione in entrata, seguire le prenotazioni e i visitatori, assicurando al contempo che le riunioni e il servizio di consegne funzionino senza intoppi, serve una soluzione che aiuti a mantenere il controllo dell’intera situazione.

Condeco aiuta a implementare un unico semplice processo di prenotazione delle sale riunioni per tutta l’organizzazione.

Riduzione dei costi amministrativi generali

  • La gestione delle prenotazioni delle sale riunioni deve essere semplice e fluida, deve sgravare i team dell’amministrazione e della reception e garantire che sia i dipendenti che i visitatori possano godere di un’esperienza ineccepibile.
  • Con Condeco, prenotare o richiedere sale riunioni è facile, sia come parte di una riunione in Outlook, sul Web, su un’app per dispositivi mobili o su schermi touch, al di fuori delle sale riunioni. È anche possibile ordinare servizi, aggiungere visitatori e pianificare videoconferenze. Ogni funzione si integra in un semplice flusso di lavoro che consente di ridurre al minimo le complesse attività amministrative, creando un’esperienza migliore per tutti.

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Lo sapevate?

Il 35% degli intervistati dice di avvalersi ancora di centralinisti o assistenti personali per trovare e prenotare spazi per le riunioni.

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Gestire le prenotazioni delle sale a modo vostro

  • Non lavoriamo tutti allo stesso modo e, per lo stesso principio, non gestiamo i nostri spazi riunione nello stesso modo. Alcune aree riunioni vengono gestite meglio lasciando prenotare i dipendenti in base alle loro esigenze, mentre per altri spazi c’è bisogno di amministratori per la gestione delle prenotazioni, affinché le riunioni più importanti abbiano la priorità.
  • Con Condeco, potete offrire tre diversi approcci alla prenotazione, con il primo gli utenti possono prenotare le sale direttamente, senza l’approvazione di un amministratore. In alternativa, potete impostare delle sale gestite, dove gli utenti possono richiedere una sala specifica a un amministratore. La terza opzione consente di assegnare le sale con una “gestione alla cieca”, dove gli utenti possono richiedere a un amministratore una sala in linea con delle specifiche esigenze.
  • Un flusso di lavoro semplice ed efficace consente agli amministratori di rispondere rapidamente alle richieste e si occupa di tutte le necessarie notifiche, rendendo la gestione delle sale riunioni una passeggiata.

Tutto in vista

  • Il monitoraggio dell’utilizzo delle sale in spazi molto frequentati richiede degli strumenti in grado di fornire una visione chiara della disponibilità e dello stato della riunione.
  • Condeco offre due ambienti di gestione e monitoraggio delle prenotazioni. La nostra griglia di prenotazione standard permette di monitorare tutti gli aspetti delle riunioni. Nella griglia sono riportati lo stato della sala riunioni, la prenotazione e tutti gli eventuali servizi associati, come ad esempio il catering. Le modifiche dell’ultimo minuto sono facili, con le integrate funzionalità di spostamento, estensione e scambio veloce tramite trascinamento degli elementi con il mouse.
  • La nostra griglia avanzata consente di visualizzare tutte le sedi e i fusi orari ed è ideale per gestire videoconferenze. In aggiunta, gli aggiornamenti e le modifiche vengono notificati immediatamente, consentendo di essere sempre informati.

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Miglioramento dell’esperienza dei partecipanti

  • Creare una piacevole esperienza per i visitatori, dalla reception fino alla sala riunioni.
  • La funzione di gestione dei visitatori integrata di Condeco semplifica la registrazione dei visitatori, la stampa dei pass e le notifiche automatiche ai relatori. Con l’orientamento digitale e gli schermi per le sale riunioni, è possibile guidare i partecipanti alla sala riunioni, così tutti sanno dove andare e non si crea alcuna confusione su chi ha prenotato un determinato spazio.

Maggiore efficienza degli spazi

Con una visione più chiara delle necessità di tutti, è possibile gestire le riunioni in modo da sfruttare al meglio lo spazio.

Condeco inoltre aiuta a liberare lo spazio inutilizzato. Con gli schermi per le sale riunioni di Condeco è possibile ridurre lo spreco di spazio delle riunioni chiedendo agli utenti di registrarsi sul touch screen digitale al di fuori della sala. Le sale vengono liberate automaticamente per gli altri utenti se chi ha effettuato la prenotazione non si presenta per registrarsi, permettendo ad altri di prenotare la sala riunioni.

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Come posso migliorare la vostra gestione delle prenotazioni delle sale riunioni?

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Software per la prenotazione delle sale riunioni

Semplificare la gestione delle sale riunioni con il nostro software di pianificazione ricco di funzionalità del massimo livello.

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Schermi touch per le sale riunioni

Migliorate il vostro sistema di prenotazione delle sale riunioni con degli schermi per le sale riunioni digitali di facile utilizzo e dal design accattivante.

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Gestione del visitatore e del fornitore

Gestione e configurazione di sale riunioni, visitatori, ospitalità, servizi e videoconferenze in un processo unificato e fluido.

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Altre soluzioni

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Supporto per un ambiente di lavoro flessibile e agile

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Semplificare l’intera esperienza di spazio di lavoro e migliorare la produttività

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Standardizzazione con una soluzione di pianificazione dello spazio di lavoro basata su cloud

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