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Molte organizzazioni si barcamenano con una pletora di sistemi per la gestione delle prenotazioni delle sale, per la prenotazione dello spazio di lavoro, per i servizi rivolti ai visitatori e ai collaboratori, come ad esempio il catering o le videoconferenze. Ciò che dovrebbe essere semplice diventa complesso, perché viene gestito su molte piattaforme diverse, con risultati variabili.

Molte organizzazioni si barcamenano con una pletora di sistemi per la gestione delle prenotazioni delle sale, per la prenotazione dello spazio di lavoro, per i servizi rivolti ai visitatori e ai collaboratori, come ad esempio il catering o le videoconferenze. Ciò che dovrebbe essere semplice diventa complesso, perché viene gestito su molte piattaforme diverse, con risultati variabili.
I dipendenti sono spesso costretti a navigare in un mare agitato di strumenti software e informazioni, anche solo per completare delle semplici attività.

Con Condeco, potete unificare tutta l’esperienza di prenotazione delle sale riunioni e degli spazi di lavoro in un unico e semplice strumento, evitando i costi generali della gestione e liberando la produttività della forza lavoro.

Un sistema, un processo

  • Prenotare riunioni complesse, come ad esempio delle video conferenze tra più sedi o eventi con catering, può richiedere molto tempo. Quando i programmi cambiano inevitabilmente, prenotare nuovamente spesso implica il coordinamento di risorse tra più sistemi, un’esperienza frustrante che si traduce in attività inutili e una perdita di produttività.
  • Condeco integra i servizi di ospitalità, la gestione dei servizi video e dei visitatori in una semplice applicazione. L’intero processo diventa facile da gestire, anche nel caso delle riunioni più complesse. Condeco gestisce tutto la parte difficile della ripianificazione delle riunioni, aggiornando gli ordini dei servizi e comunicando con i fornitori, consentendo ai dipendenti di non perdere tempo e di evitare i problemi.

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Lo sapevate?

68% dei dirigenti aziendali crede che i dipendenti stiano considerando sempre più importante l’aspetto e la fruibilità dell’ambiente di lavoro.

“L’attesa di edifici intelligenti per raggiungere gli utenti intelligenti sarà finalmente finita: gli “immobili” in tempo reale “cominceranno a integrare senza soluzione di continuità una serie di tecnologie nel luogo di lavoro per rispondere alle esigenze individuali.”

World of Work eBook, WorkTech e Condeco

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Integrazione nel flusso di lavoro di pianificazione del personale

  • Trovare un momento per la riunione che sia compatibile con l’agenda di tutti può essere già abbastanza difficile. Trovare una sala riunioni dovrebbe essere facile, così come impostare tutte le altre disposizioni necessarie, come ad esempio l’aggiunta di un servizio di catering o la notifica di visitatori alla reception.
  • Con Condeco, potete integrare la prenotazione della sala riunioni in Microsoft Outlook, potendo così prenotare le sale riunioni e i servizi associati direttamente dal calendario di Outlook.
  • Individuare facilmente una sala riunioni libera ed effettuare una prenotazione, è tutto possibile dalla finestra degli appuntamenti di Outlook. Con pochi passaggi è possibile aggiungere extra come il catering, funzionalità di videoconferenza o altri servizi. Non c’è da preoccuparsi nemmeno se cambiano dei dettagli della riunione, perché Condeco può aiutare a effettuare i cambiamenti con il semplice clic di un pulsante.

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Supportare la mobilità

  • Tutti conoscono lo stress che si prova quando si dimentica di prenotare una sala riunioni per un incontro importante. Se siete impegnati fuori sede, spesso non avete un comodo accesso al computer.
  • Grazie alle app per dispositivi mobili iOS e Android di Condeco, trovare sale riunioni e postazioni di lavoro disponibili, gestire le prenotazioni o persino trovare i colleghi è facile. Se una riunione si protrae, non è difficile estendere la prenotazione tramite telefono. È persino possibile verificare in tempo reale la disponibilità delle sale riunioni preferite in pochi secondi e prenotarle con pochi tocchi sullo schermo.

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Semplice collaborazione

  • Le video riunioni si sono dimostrate più produttive rispetto alle chiamate telefoniche; la collaborazione remota è il futuro. Quando si prenotano sale riunioni con funzionalità di videoconferenza, non dovrebbe esistere un’ulteriore procedura per la chiamata.
  • Con la nostra integrazione di Skype for Business, è diventato facile pianificare una riunione con Skype for Business nella stessa procedura di prenotazione. Basta selezionare due o più sale riunioni abilitate all’utilizzo di Skype for Business e Condeco pianificherà automaticamente la riunione su Skype , combinando le sale riunioni con l’account utente di Skype, consentendo di risparmiare del tempo prezioso e creando un’esperienza ideale per tutti i partecipanti, presenti o connessi da remoto. Offriamo anche integrazioni con altri sistemi di videoconferenza.

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Migliorare il sistema di orientamento

  • Non è solo difficile offrire un’esperienza funzionale di prenotazione di sale riunioni e di postazioni di lavoro, molte organizzazioni incontrano delle difficoltà nel fornire la visibilità delle prenotazioni e nell’offrire un sistema di orientamento chiaro all’interno dello stesso spazio di lavoro, spesso generando conflitti tra i colleghi riguardo a chi ha effettuato la prenotazione.
  • La nostra suite di schermi touch digitali per le sale riunioni e per le postazioni di lavoro consente di visualizzare chiaramente quali spazi sono liberi e quali sono prenotati, eliminando qualsiasi rischio di confusione.
  • I pannelli di orientamento aiutano tutti a trovare il corretto spazio della riunione. Nel caso di edifici più grandi e campus universitari, è facile collegarsi ad applicazioni di orientamento digitale di terze parti con la nostra app per dispositivi mobili, evitando che qualcuno girovaghi alla ricerca della propria sala riunione.

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Gestire le modifiche in modo efficace

  • Introdurre nuovi sistemi aziendali può essere una sfida che spesso richiede ai dipendenti di acquisire familiarità con piattaforme completamente nuove, nonché di adattarsi a processi sconosciuti. La funzionalità di integrazione di Condeco può contribuire a minimizzare questi cambiamenti.
  • Con la soluzione Condeco Sync, è possibile introdurre la prenotazione di una sala riunioni mantenendo il comune software d’ufficio esistente, come ad esempio Microsoft Outlook. Sync consente di connettersi ai calendari delle sale riunioni di MS Exchange 365 e di sincronizzare le prenotazioni effettuate nel calendario delle sale con il calendario corrispondente in Condeco. Ciò consente di offrire l’accesso a funzionalità più complesse a un determinato gruppo di utenti, come ad esempio gli assistenti di direzione, mantenendo gli altri utenti in un ambiente a loro già familiare.

Come posso migliorare le esperienze di prenotazione dello spazio di lavoro e migliorare la produttività?

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Software per la prenotazione delle sale riunioni

Semplificare la gestione delle sale riunioni con il nostro software di pianificazione ricco di funzionalità del massimo livello.

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Software per la prenotazione delle postazioni di lavoro

Massimizzare le risorse, migliorare l’efficienza dello spazio e facilitare il lavoro flessibile, a prescindere dalla dimensione della forza lavoro.

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Schermi touch per le sale riunioni

Migliorare il sistema di prenotazione delle sale riunioni con degli schermi per le sale riunioni digitali di facile utilizzo e dal design accattivante.

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Supporto per un ambiente di lavoro flessibile e agile

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Il moderno ambiente di lavoro 2018; persone, luogo e tecnologia

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