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Muchas organizaciones se ven obligadas a utilizar muchos sistemas diferentes para gestionar reservas de salas, reservas de espacio de trabajo, visitantes y servicios asociados, como catering o videoconferencias. Lo que debería ser sencillo se convierte en complicado si se gestiona en plataformas diferentes y ofrece resultados distintos.

A menudo, los empleados tienen que enfrentarse a un batiburrillo de herramientas de software e información para completar tareas sencillas.

Con Condeco, puede unificar toda la experiencia de reserva de salas y espacios de trabajo en una sola herramienta, lo que elimina el exceso de tareas administrativas y libera la productividad del personal.

Un sistema, un proceso

  • Es fácil que reservar reuniones complejas, como videoconferencias en varias ubicaciones o eventos con catering, se convierta en una tarea que requiere mucho tiempo. Cuando cambian las planificaciones, cosa que resulta inevitable, volver a reservar suele implicar que hay que coordinar recursos de diferentes sistemas, una experiencia frustrante que tiene como consecuencia trabajo innecesario y pérdida de productividad.
  • Condeco integra de forma fluida la gestión de servicios de hostelería, vídeo y visitantes en una sola aplicación. Todo el proceso pasa a ser fácil de gestionar, incluso con las reuniones más complejas. Condeco se encarga de todo el trabajo duro de volver a planificar reuniones, actualizar las órdenes de servicio y comunicarse con los proveedores, lo que ahorra tiempo de los empleados y problemas.

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¿Sabía que…?

68% de los líderes de negocios creen que los empleados dan cada vez más importancia al aspecto y la sensación que ofrece el lugar de trabajo.

“La espera de que los edificios inteligentes se pongan al día con los usuarios inteligentes por fin habrá terminado: el “estado real” en tiempo real comenzará a integrar sin problemas una gama de tecnologías en el lugar de trabajo para responder a las necesidades individuales.”

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Integración en el flujo de trabajo de planificación de los usuarios

  • Encontrar un momento para una reunión que le venga bien a todo el mundo ya es lo bastante complicado. Debería resultar fácil encontrar una sala y realizar todas las gestiones necesarias, como añadir catering o notificar la recepción de visitantes.
  • Con Condeco, puede integrar la reserva de salas en Microsoft Outlook, lo que le permite reservar salas de reuniones y los servicios asociados directamente desde el calendario de Outlook.
  • Localice fácilmente una sala libre y realice una reserva, todo desde la ventana de citas de Outlook. Añada extras como catering, videoconferencias u otros servicios en unos pocos pasos. Si cambian los detalles de su reunión, no se preocupe: Condeco puede ayudarle a realizar ajustes con un solo clic.

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Permitir la movilidad

  • Todo el mundo reconoce el estrés que provoca olvidarse de reservar una sala para una reunión importante. Si trabaja fuera de la oficina, a veces no es fácil acceder al ordenador.
  • Con las aplicaciones móviles de Condeco para iOS y Android, resulta fácil encontrar salas y puestos de trabajo disponibles, gestionar reservas o incluso localizar a colegas. Si una reunión se alarga, no hay problemas en ampliar la reserva por teléfono. Puede hasta comprobar el estado de disponibilidad en directo para sus salas predilectas en cuestión de segundos y reservar con unos pocos clics en la pantalla.

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Colaboración fluida

  • Las reuniones por vídeo han demostrado ser más productivas que las llamadas telefónicas: la colaboración remota es el futuro. Al reservar salas de reunión con videoconferencia, no debería haber un proceso distinto para la marcación.
  • Con nuestra integración de Skype Empresarial, es fácil planificar una reunión con Skype Empresarial como parte de la reserva. Seleccione dos o más salas habilitadas para Skype Empresarial y Condeco planificará automáticamente la reunión por Skype con las salas invitadas según la cuenta de Skype del usuario, con lo que se ahorra un tiempo precioso y se crea una experiencia fluida para todos los asistentes, ya sean presenciales o remotos. También ofrecemos integraciones con otos sistemas de videoconferencia.

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Mejora de la señalización

  • No solo cuesta trabajo ofrecer una experiencia fluida de reserva de salas y puestos de trabajo: muchas organizaciones también tienen dificultades para proporcionar visibilidad a las reservas y una señalización clara en el propio espacio de trabajo, lo que suele propiciar conflictos entre colegas sobre quién ha reservado qué.
  • Nuestro conjunto de pantallas táctiles digitales para salas y puestos de trabajo muestran con claridad qué espacios están libres y cuáles están reservados, lo que elimina cualquier confusión.
  • Las tablas de señalización ayudan a todos a encontrar su espacio de reunión. Para edificios más grandes y campus universitarios, es fácil vincular aplicaciones de señalización digital de terceros con nuestra aplicación móvil, con lo que nos aseguramos de que nadie se pierda buscando su sala de reuniones.

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Gestión efectiva de los cambios

  • Introducir sistemas empresariales nuevos puede resultar difícil y a menudo los empleados deben familiarizarse con plataformas totalmente nuevas, y adaptarse a procesos extraños. La funcionalidad de integración de Condeco puede ayudar a minimizar los cambios.
  • Con Condeco Sync, puede introducir la reserva de salas de reuniones manteniendo software de oficina habitual como Microsoft Outlook. Sync se conecta con calendarios de salas de MS Exchange 365 y sincroniza las reservas realizadas en el calendario de salas con el calendario correspondiente de Condeco. Esto le permite ofrecer acceso a una funcionalidad más compleja a un conjunto de usuarios, como a asistentes ejecutivos, y mantener a los demás usuarios en el entorno con el que se sienten más cómodos.

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El moderno lugar de trabajo 2018; Gente, lugar y tecnología.

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