Desafío

Time Inc. trasladaban sus oficinas centrales de la periferia al centro de la ciudad de Nueva York. Las nuevas instalaciones de 700 000 pies cuadrados incluirían más de 130 salas de reuniones. Originalmente, se pensó que las reuniones se seguirían organizando mediante Microsoft Outlook, pero con las salas en uso casi el 100% del tiempo, hubo problemas de reservas dobles y ausencias frecuentes. La gestión de instalaciones de Time Inc. buscó una solución más completa y eficaz.

“Nuestras soluciones de espacio de trabajo hacen que la experiencia del usuario final sea mucho más sencilla, y recibo menos llamadas telefónicas de clientes enfadados sobre la disponibilidad de salas de reuniones, la configuración del espacio y los servicios necesarios”.

— Colleen Moran, Director de Operaciones en Time Inc. EE. UU. 

Screen

Solution

Time Inc. se puso en contacto con Condeco para convertir su sistema de gestión de salas de reuniones basado en MS Outlook en el software de reserva de salas de reuniones y pantallas táctiles de Condeco, lo que simplificó enormemente a sus empleados el proceso de reserva de una sala de reuniones disponible.

Para reducir el espacio requerido para los puestos de trabajo y racionalizar el uso de las áreas de trabajo para su grupo de vídeo, Time Inc. eligió el software de reserva de puestos de trabajo de Condeco. El grupo funciona en dos turnos distintos, por lo que en lugar de que cada empleado del grupo ocupe su propio puesto de trabajo, el software de Condeco permitió la fácil instalación de 126 puestos de trabajo en un hotel.

Para implementar estas soluciones, Condeco trabajó con Time Inc. para asegurar que todo el proceso fuera rápido y fácil. En el caso de las salas de reuniones, Condeco ayudó a organizar toda la recopilación de datos (teléfono, medios audiovisuales, configuración y servicios de catering) para cada una. Condeco también programó las pantallas instaladas en 75 de las salas de reuniones. Pero el apoyo de Condeco no terminó ahí: los profesionales de soporte técnico de Condeco ofrecieron una amplia formación, lo que ayudó a Time Inc. a obtener el máximo beneficio del nuevo software y los dispositivos.

Productos utilizados

Meeting Room Booking IconMeeting room booking

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Meeting Room Screen IconPantallas de salas de reuniones

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Desk Booking IconSoftware de reserva de puestos de trabajo

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Resultados

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Salas de reuniones gestionadas con Condeco Meeting Room Booking

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Puestos de trabajo gestionados con Condeco Desk Booking

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Empleados atendidos por sistemas de reserva eficaces

Room Booking IconHabilitar soluciones de eficiencia en el puesto de trabajo para más de 3000 empleados

Room Management IconObtener acceso remoto a la reserva de puestos de trabajo en 250 espacios de puestos de trabajo

Increased Utilization Icon Gestionar más de 250 salas de reuniones para mejorar la ocupación de las mismas y reducir las ausencias.

Reporting IconProporcionar información sobre el uso del espacio de trabajo mediante informes

Software

Descarga recomendada
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Estudio de caso Time Inc.

Time Inc. adopta una oficina conectada para optimizar su espacio y mejorar la eficiencia del lugar de trabajo.

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