Desafío

El Ayuntamiento de Nottingham disponía de 25 600 m2 de superficie para 2300 empleados, distribuidos en seis localidades distintas. Estos activos eran recursos básicos del municipio, por lo que era esencial que los cambios se hicieran sin interrumpir ningún servicio.

Una encuesta inicial identificó algunas áreas clave que había que abordar. Las dos conclusiones más destacadas fueron que, en un momento dado, solo la mitad de las áreas de trabajo estaban ocupadas, y que las salas de reuniones oficiales permanecían vacías durante el 40 % del día. La propiedad de los puestos de trabajo tenía que dejar de ser una cuestión de derecho y pasar a depender de la necesidad y la función del trabajo. La encuesta reveló que sería perfectamente factible reducir la proporción entre puesto de trabajo y ocupante del 100 % al 70%, es decir, 7 puestos de trabajo por cada 10 personas.

Esto exigió un cambio de mentalidad y la necesidad de que el personal adoptara los nuevos principios. El traslado a una propiedad recién adquirida en el centro de la ciudad fue el catalizador perfecto para implementar estos cambios. También fue una oportunidad para que el ayuntamiento instalase a todo el mundo cómodamente en 17 600 m2, con un ahorro de espacio de casi 1/3 del total.

“Condeco ha ayudado a gestionar el espacio de trabajo de una manera que ha apuntalado el caso de negocio y ha proporcionado todos los ahorros planificados”.

— Geoffrey Hibbert, Director de Estrategias de Gestión Inmobiliaria y de Espacios de Trabajo en el Ayuntamiento de Nottingham  

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Solución

La mudanza fue gestionada por el equipo de estrategia de espacios de trabajo del Ayuntamiento de Nottingham. Llevaron a cabo una revisión exhaustiva de las soluciones de gestión de espacios de trabajo y llegaron a la conclusión de que el software de reserva de salas de reuniones de Condeco y el software de reserva de puestos de trabajo de Condeco eran ideales para gestionar 100 salas de reuniones, 1930 áreas de trabajo, 190 plazas de aparcamiento y visitantes en su nueva sede.

Condeco ofreció planos gráficos para la reserva de puestos de trabajo, que permitían a los empleados elegir entre diversos elementos, tales como la ubicación física, las características del área de trabajo y las necesidades del usuario. El software de reserva de salas ofrecía la posibilidad de que un equipo dedicado a la reserva de recursos gestionara grupos de salas. Los visitantes también podrían gestionarse con mayor eficiencia: ahora se registran automáticamente en la recepción y los pases pueden prepararse con antelación. Un completo sistema de informes facilitaba también una serie de informes de gestión, como la utilización del espacio y los costes de los recursos, para que el Ayuntamiento de Nottingham pueda hacer un seguimiento de su espacio en el futuro.

Productos utilizados

Meeting Room Booking IconSoftware de Meeting Room Booking

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Desk Booking IconDesk booking solutions

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Resultados

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Puestos de trabajo gestionados con el software de reserva de puestos de trabajo de Condeco

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Salas de reuniones instaladas con software de reserva de salas de reuniones y pantallas táctiles en las salas de reuniones

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Empleados en Londres, con un total de 34 500 empleados en todo el mundo

Room Booking Icon100 salas de reuniones instaladas con software de reserva de salas de reuniones de Condeco

Room Management Icon1930 puestos de trabajo gestionados con el software de reserva de puestos de trabajo de Condeco

Space Saving IconAhorro de 3,9 millones de libras esterlinas al año gracias a la mudanza y la consolidación

Software

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Estudio de caso Ayuntamiento de Nottingham

El Ayuntamiento de Nottingham abarca una oficina conectada para optimizar su espacio y mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo.

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