Desafío

Las salas de reuniones de BAE Systems Applied Intelligence estaban gestionadas exclusivamente por su equipo de cara al cliente. Con aproximadamente 2000 empleados en todo el mundo y 100 salas de reuniones, la gestión de estas salas era considerablemente abrumadora y llevó mucho tiempo.

BAE Systems Applied Intelligence está en continua expansión en todo el mundo, por lo que necesitaba una solución global que pudiera escalarse para satisfacer sus necesidades y mejorar el uso de las salas de reuniones en todos sus espacios de trabajo.

“La solución de Condeco ha cambiado la vida del personal que trata con el cliente, ya que ahora no están inundados de correos electrónicos y de solicitudes de reserva de salas”.

— BAE Systems Applied Intelligence 

Meeting Room Screen

Solución

La empresa comparó una variedad de sistemas de reservas para ver si cumplían con los requisitos de BAE Systems Applied Intelligence. Condeco disponía de todas las funcionalidades necesarias, así como de una solución que se integraba perfectamente con su sistema actual de correo electrónico y calendario.

Condeco instaló software de reserva de salas de reuniones y pantallas táctiles para salas de reuniones en BAE Systems Applied Intelligence en todo el mundo; se utilizaron un total de cien pantallas para salas de reuniones. Todos los clientes principales que se encuentran en lugares de todo el mundo tenían pantallas táctiles de la sala de reuniones de Condeco instaladas fuera de las salas individuales, para permitir la visibilidad de las reservas a través de la iluminación LED roja, ámbar y verde. La implementación inicial en Londres fue rápida y sencilla, junto con un proyecto de remodelación del edificio.

La solución ha cambiado la vida del personal de recepción y del equipo de cara al cliente; ya no están inundados de correos electrónicos y solicitudes de reserva de salas de reunión. El equipo de cara al cliente también tiene permisos especiales para trasladar las reuniones si es necesario, y puede cargar sin esfuerzo nuevas salas y recursos al sistema cuando y como sea necesario.

Productos utilizados

Meeting Room Booking IconMeeting room booking

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Room Screen IconPantallas digitales de salas de reuniones

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Desk Booking IconReserva de escritorio

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Resultados

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Empleados en todo el mundo que han mejorado la experiencia de reserva de reuniones

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Salas de reuniones globales instaladas con software de reserva de salas de reuniones

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Puestos de trabajo gestionados con Condeco Desk Booking

Room Booking IconUna experiencia del personal mejorada al buscar y reservar sus propias reuniones con independencia del personal de cara al cliente.

Room Management IconGestión mejorada de las salas de reuniones en todo el mundo, con pantallas visibles que muestran si una reunión está en curso, con lo que se pone fin a la confusión y a las interrupciones.

Increased Utilization IconAumento de los índices de utilización de las salas de reuniones

Software

Descarga recomendada
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Estudio de caso BAE Systems

BAE Systems adopta una oficina conectada para optimizar su espacio y mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo.

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