Desafío

A medida que Auto Trader pasó de ser una empresa editorial a un negocio digital completamente en línea, la migración tuvo como resultado un crecimiento significativo para Auto Trader. Se necesitaba un nuevo entorno de trabajo que reflejara su flexibilidad. Estaban operando a través de varias oficinas regionales en todo el país, deseando consolidarse para un modelo de negocio más unificado y colaborativo.

La empresa se encontró en una cultura donde las reuniones eran necesarias. Esto hizo que las salas de reuniones disponibles resultaran difíciles de encontrar y originó una elevada proporción de ausencias. Auto Trader quería introducir más espacios informales en sus oficinas para reflejar este nuevo cambio.

Auto Trader también tuvo problemas con procesos de gestión independientes para las reuniones: reservar reuniones a través de un calendario de Microsoft Exchange requería mucho tiempo, y las opciones de catering solo podían gestionarse por separado, lo que a menudo causaba pequeños contratiempos.

Auto Trader deseaba aumentar su eficiencia con informes finales sobre utilización, catering y servicios. También querían poder reservar reuniones a través de Microsoft Outlook, y añadir cualquier requisito adicional dentro del mismo formulario de reserva.

“Condeco nos da exactamente lo que necesitamos como empresa. El software y las pantallas son fáciles de usar y la función de actualización automática reduce nuestras ausencias. Las opciones de catering las pueden codificar los departamentos correspondientes, para que podamos gestionar eficientemente los residuos”.

– Jason Swords, responsable de experiencia del usuario, Auto Trader 

Meeting Room Screen

Solución

Auto Trader analizó varias soluciones de reserva de salas, pero encontró que muchas de ellas tenían un funcionamiento muy limitado. Auto Trader consideró que el software de reserva de salas de Condeco, junto con las pantallas táctiles de las salas de reuniones, ofrecían las funciones que esperaban, en particular el complemento Outlook de Condeco, que permite al personal reservar reuniones directamente desde su calendario de MS Outlook y solicitar servicios adicionales como catering de la misma forma, lo que mejora la eficiencia y ahorra tiempo en toda la empresa.

Las pantallas táctiles de las salas de reuniones de Condeco agilizaron el proceso de programación de recursos, lo que permite a los empleados hacer reservas instantáneas desde la pantalla de la sala. Las luces de ocupación de las salas están en uso se muestran de un vistazo, lo que significa que las reuniones en curso nunca se interrumpen. Auto Trader ha reducido las ausencias con la función de actualización automática de Condeco: si una reunión no se inicia en 15 minutos, la sala se libera automáticamente para que otros puedan utilizarla.

El equipo informático de Auto Trader ha creado y configurado fácilmente las salas con la ayuda del equipo de servicio de Condeco. Los asistentes personales y recepcionistas de Auto Trader necesitaban muy poca formación adicional, ya que el sistema es muy fácil de usar y de navegar. Tras esta implementación satisfactoria en Manchester, Auto Trader implementó Condeco en su nueva oficina de Londres, con trece salas de reuniones adicionales disponibles para su reserva.

Productos utilizados

Meeting Room Booking IconMeeting room booking

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Room Booking IconPantallas digitales de salas de reuniones

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Resultados

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Ubicaciones de oficinas

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Salas de reuniones gestionadas con Condeco

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Pantallas de salas de reuniones instaladas

Room Booking Icon Se redujo la pérdida de tiempo del departamento de informática, recepción y asistentes personales, ya que las personas pueden reservar directamente sus reuniones, servicios y catering.

Room Management Icon Las soluciones de Condeco crearon un entorno de trabajo más ágil y colaborativo, un entorno actualizado para ser más profesional y tecnológico.

Reporting Icon Auto Trader ahora puede obtener información valiosa sobre cómo se están utilizando sus recursos y activos.

Free Space IconLa característica de actualización automática ha reducido las ausencias y ha liberado más espacio no utilizado.

Streamlined IconLa posibilidad de reservar reuniones a través del complemento de MS Outlook significaba un proceso más racionalizado.

Software

Descarga recomendada
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Estudio de caso Auto Trader

Auto Trader adopta una oficina conectada para optimizar su espacio y mejorar la eficiencia del lugar de trabajo.

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