Indietro ai Clienti e casi di studio di Condeco
WSP | Parsons Brinckerhoff.
Scopri la soluzione che Condeco ha fornito a WSP | Parsons Brinckerhoff per la prenotazione delle sale riunioni che ha consentito all’azienda di ottimizzare la gestione dell’ambiente di lavoro e delle risorse, oltre a ridurre e riallocare gli spazi poco utilizzati.
WSP | Parsons Brinckerhoff è una delle aziende leader nel campo dei servizi di consulenza ingegneristica professionale, con 34.500 dipendenti distribuiti in oltre 500 sedi in 40 paesi diversi. Nel Regno Unito i 5.200 dipendenti di WSP | Parsons Brinckerhoff offrono servizi di consulenza su tutti gli aspetti degli ambienti artificiali e naturali, collaborando con enti pubblici, urbanisti, costruttori e architetti.
Sfida
WSP | Parsons Brinckerhoff era in procinto di trasferirsi presso la nuova sede centrale di Londra. La nuova sede era molto più grande della precedente e si sviluppava su più di 5.000 metri quadrati.
Prima del trasloco, WSP | Parsons Brinckerhoff aveva sofferto di enormi problemi di prenotazione delle sale riunioni. Non veniva infatti utilizzato alcun sistema di prenotazione delle sale e tutte le prenotazioni venivano gestite mediante dei fogli di lavoro, operazione complessa e costosa in termini di tempo per gli amministratori e frustrante per i dipendenti. Il tasso di utilizzo delle sale riunioni non superava il 40%.
La libertà delle persone era drasticamente limitata dalla necessità di dover richiedere agli amministratori le prenotazioni, i permessi per i visitatori e altre esigenze accessorie, come il catering. In presenza di una procedura di prenotazione così complessa, i dipendenti trovavano spesso la sala riunioni già occupata a causa di una doppia prenotazione o di errori amministrativi.
“Prima di Condeco regnava il caos e non si sapeva cosa aspettarsi. Ora possiamo creare spazi davvero funzionali per i nostri uffici. Siamo anche in grado di valutare e monitorare con precisione i nostri spazi, semplificando la pianificazione futura.”
— Sodilva Smith, Capo progetti per il Regno Unito – Immobili aziendali, WSP | Parsons Brinckerhoff
Soluzione
Il software per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco consente ai dipendenti di prenotare e gestire le proprie riunioni e agli amministratori di liberarsi dalle continue richieste di prenotazione. Anche le risorse per catering, visitatori e apparecchiature ora si possono prenotare utilizzando lo stesso modulo, riducendo in modo significativo il tempo necessario. Per semplificare ulteriormente il lavoro, WSP | Parsons Brinckerhoff ha installato il componente aggiuntivo per MS Outlook di Condeco, per consentire la prenotazione delle riunioni direttamente dal calendario di Outlook.
Al fine di ridurre le prenotazioni di sale riunioni che non vengono poi effettivamente occupate ed evitare ogni confusione, sono stati installati gli schermi di Condeco all’esterno di tutte le sale riunioni. Oltre alla soluzione per le sale riunioni, WSP | Parsons Brinckerhoff ha implementato anche il software per la prenotazione delle postazioni di lavoro di Condeco, per gestire in modo ottimale gli spazi e le postazioni. Queste due soluzioni integrate hanno garantito un miglior controllo sullo spazio di lavoro e offerto un quadro più completo sul suo utilizzo.
La soluzione di Condeco ora è installata in tutto il Regno Unito, in otto diverse sedi di WSP | Parsons Brinckerhoff. Al momento, Condeco gestisce 763 postazioni di lavoro e 84 sale riunioni. Questi numeri continuano ad aumentare man mano che si estende l’adozione della soluzione e, di conseguenza, gli spazi degli uffici.
Prodotti utilizzati
Prenotazione delle sale riunioni
Schermi per le sale riunioni
Soluzione per la prenotazione delle postazioni di lavoro
Risultati
0
postazioni di lavoro gestite mediante il software per la prenotazione delle postazioni di lavoro di Condeco0
sale riunioni gestite dal software per la prenotazione delle sale riunioni e dotate di appositi touchscreen0
dipendenti a Londra, per un totale di 34.500 dipendenti nel mondo
Il software per la prenotazione delle postazioni di lavoro ha consentito all’azienda di operare con maggiore flessibilità, offrendo ai dipendenti la libertà di sedersi dove vogliono
Il tasso di mancato utilizzo di sale riunioni a seguito di una prenotazione è drasticamente diminuito, mentre è molto aumentato il tasso di occupazione delle sale
Anche l’efficienza operativa è aumentata, così come il livello di consapevolezza grazie ai rapporti completi
WSP Caso di studio
WSP abbraccia un ufficio collegato per ottimizzare il proprio spazio e migliorare l’efficienza del posto di lavoro.