Sfida

Time Inc. era in procinto di trasferire la sede centrale di New York da Midtown a Downtown. La nuova struttura di circa 60.000 metri quadri avrebbe contenuto più di 130 sale riunioni. In origine l’azienda pensava di poter continuare a utilizzare Microsoft Outlook per organizzare le riunioni, ma con le sale riunioni occupate per quasi il 100% del tempo erano sorti frequenti problemi di prenotazioni doppie e sale rimaste inutilizzate seppur prenotate. I responsabili della struttura di Time Inc. hanno quindi cominciato a cercare una soluzione più completa ed efficace.

“Le nostre soluzioni per gli spazi di lavoro semplificano la vita agli utenti finali e io ricevo molte meno chiamate di protesta per l’indisponibilità delle sale riunioni e per la preparazione degli spazi e dei servizi necessari.”

— Colleen Moran, Direttore delle attività operative – U.S., Time Inc.

Screen

Soluzione

Colleen Moran, Time Inc. ha contattato Condeco per convertire il loro sistema di gestione delle sale riunioni basato su MS Outlook in una soluzione che impiegasse il software per la prenotazione delle sale riunioni e i touchscreen di Condeco, al fine di semplificare la procedura di prenotazione di una sala riunioni disponibile da parte dei dipendenti.

Per ridurre lo spazio occupato dalle scrivanie e sfruttare in modo più efficiente le postazioni di lavoro del gruppo addetto ai video, Time Inc. ha scelto il software per la prenotazione delle postazioni di lavoro di Condeco. Poiché il gruppo lavora suddiviso in due turni, non è necessario che ogni dipendente abbia la propria postazione e le 126 postazioni di lavoro possono essere facilmente condivise utilizzando il software di Condeco.

Per l’implementazione di queste soluzioni, Condeco ha collaborato con Time Inc. per garantire un processo di distribuzione rapido e indolore. Per quanto riguarda le sale riunioni, Condeco ha collaborato alla raccolta dei dati relativi a uso e capacità di telefoni, dispositivi audiovisivi, configurazioni e catering di ciascuna delle sale. Condeco ha inoltre programmato gli schermi installati in 75 delle sale riunioni. Il supporto di Condeco, tuttavia, si è spinto oltre: i professionisti dell’assistenza di Condeco hanno condotto varie sessioni di formazione, aiutando Time Inc. a trarre il massimo profitto dai nuovi software e dispositivi.

Prodotti utilizzati

Meeting Room Booking IconPrenotazione delle sale riunioni

Ulteriori informazioni 

Meeting Room Screen IconSchermi per le sale riunioni

Ulteriori informazioni

Desk Booking IconSoftware per la prenotazione delle postazioni di lavoro

Risultati

0

sale riunioni gestite con il software per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco

0

postazioni di lavoro ora sono gestite mediante la prenotazione delle postazioni di lavoro di Condeco

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dipendenti sono supportati da efficienti sistemi di prenotazione

Room Booking IconAdottare soluzioni per migliorare l’efficienza dell’ambiente di lavoro per più di 3.000 dipendenti

Room Management IconAccedere alla prenotazione delle postazioni di lavoro da remoto per 250 postazioni

Increased Utilization IconGestire più di 250 sale riunioni al fine di migliorare i tassi di occupazione delle sale e ridurre i casi di sale prenotate ma non effettivamente utilizzate

Reporting IconOttenere informazioni dettagliate sull’utilizzo degli spazi di lavoro grazie ai rapporti generati dal software

Software

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Time Inc Caso di studio

Time Inc abbraccia un ufficio collegato per ottimizzare il proprio spazio e migliorare l’efficienza del posto di lavoro.