Fallstudie: BNP Paribas

Sehen Sie, wie die Condeco Raumbuchungssoftware BNP Paribas Real Estate UK geholfen hat, das Nichterscheinen von Meetingteilnehmern zu reduzieren und die Abläufe rund um die Buchung von Meetingräumen für alle Mitarbeiter zu vereinfachen.

BNP-Paribas

BNP Paribas Real Estate ist ein Geschäftsbereich des Finanzdienstleisters BNP Paribas, der seine Kunden lokal oder international mit individuellen oder integrierten Lösungen unterstützt. Zudem bietet das Unternehmen mit seinen sechs Abteilungen Immobilienentwicklung, Transaktion, Beratung, Wertermittlung, Immobilienverwaltung und Investitionsmanagement umfassende Services rund um gewerbliche und private Immobilien. BNP Paribas Real Estate zählt zu den führenden Anbietern im Markt, ist in 38 Ländern präsent, beschäftigt 3.700 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von € 716 Mio.

Die Herausforderung

BNP Paribas Real Estate UK suchte eine Lösung für die Meetingraumbuchung über MS Outlook, um durch Nichterscheinen blockierte Räume zu vermeiden. Zwar nutzte das Unternehmen bereits ein Raumbuchungssystem, dieses war aber nicht in die E-Mail-Lösung integriert. Deshalb mussten die Mitarbeiter Meetings über das E-Mail-System ansetzen und die Teilnehmer einladen. Anschließend musste dann über die separate Raumbuchungslösung ein entsprechender Meetingraum gefunden werden. Das wurde zunehmend zu einem Problem, da die Leute oft schlicht und einfach vergaßen, ihre Meetings und die Räume zu buchen.

Änderte sich dann noch der Veranstalter des Meetings oder wurde ein Meeting abgesagt, vergaßen die Mitarbeiter häufig, den Termin auch in der Raumbuchungssoftware zu stornieren. So waren die entsprechenden Räume zwar gebucht, blieben aber leer.

BNP Paribas Real Estate UK brauchte ein System, das vollständig an MS Outlook angebunden war und dabei problemlos skaliert werden konnte, um alle acht Firmenstandorte mit insgesamt zwanzig Meetingräumen abzudecken. Auf der Suche nach einem geeigneten Raumbuchungssystem prüfte BNP Paribas Real Estate UK zunächst verschiedene Lösungen und verglich deren Features.

„Das neue System leistet genau das, was wir brauchten. Es lässt sich einfach bedienen, und unsere Benutzer benötigen so gut wie nie zusätzliche Hilfe.“

Anthony Shama, Direktor Softwareentwicklung, BNP Paribas

Die Lösung

Die Condeco Raumbuchungssoftware wurde 2013 an allen Standorten installiert. Die Implementierung wurde termingerecht realisiert, und auch die Einrichtung der einzelnen Räume im System verlief völlig problemlos. Der Schulungsaufwand für das Administrationsteam von BNP Paribas Real Estate UK hielt sich dabei in Grenzen, da die Mitarbeiter die neue Software als sehr intuitiv und benutzerfreundlich empfanden. Auf die Condeco Web-Anwendung haben bei BNP Paribas Real Estate UK nur einige wenige Personen Zugriff, da das Unternehmen Meetingraumbuchungen ausschließlich über MS Outlook und das Condeco MS Outlook Add-in zulässt.

Meeting Room Booking Software

Outlook and Lotus Notes Integration

Die Mitarbeiter sind vor allem davon beeindruckt, wie schnell sich jetzt Meetings organisieren lassen. Sie müssen selten weiter als bis zur ersten Seite klicken, um einen Meetingraum zu buchen. Und falls ein Veranstalter für sein Meeting zusätzliche Ausrüstung benötigt, kann er auch die schnell und einfach über dasselbe Buchungsformular anfordern. Im Rahmen der Buchung wird das IT-Team automatisch benachrichtigt und weiß damit, wann und wo welche Ausrüstung benötigt wird. Optional kann man auch eine E-Mail-Benachrichtigung senden, die daran erinnert, wann ein Meeting stattfindet und zeigt, ob Zusatzausrüstung benötigt wird.

Die Ergebnisse

Die Condeco Lösung hat BNP Paribas Real Estate UK geholfen, die ursprüngliche Zielsetzung des Unternehmens zu erreichen:

  • Die Zahl der leerstehenden gebuchten Räume konnte reduziert werden
  • Es ist jetzt deutlich einfacher, über das MS Outlook Add-in Meetings zu buchen sowie Buchungen zu ändern oder zu stornieren
  • Die meisten Mitarbeiter empfinden das Raumbuchungssystem als Teil von MS Outlook, da es so nahtlos integriert ist
  • Seit der Installation läuft das System effizient und absolut zuverlässig

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