Problématique

Barclays a ressenti le besoin d’améliorer la gestion de leur siège social. Une étude a révélé que 20 % de la surface de bureaux n’était jamais utilisés, et qu’entre 20 et 30 % des salles de réunion réservées n’étaient finalement pas occupées. L’étude soulevait un problème majeur, surtout que l’entreprise fournissait des salles supplémentaires à taux majoré pour faire face au manque.

Barclays a donc décidé d’appliquer le partage de bureaux et de mieux gérer ses salles de réunion, en veillant à ce que les locaux soient attribués uniquement quand les employés pouvaient les utiliser. Ils ont admis qu’un système intégré de réservation de salles de réunion et de bureaux leur permettrait d’atteindre cet objectif. Après avoir procédé à une analyse approfondie des principaux développeurs de logiciels sur ce marché, Barclays a choisi le logiciel de réservation de bureaux et de salles de réunion de Condeco.

« Grâce à la solution de réservation de salles de réunion et de bureaux de Condeco, nous avons découvert de nouvelles façons de travailler et d’utiliser l’espace… Notre environnement de travail est désormais plus dynamique et flexible. »

– Consultant spécialisé dans les espaces de travail, Infogérance, Barclays

Meeting Room Screen

Solution

Avec ses nombreuses fonctionnalités, le système de Condeco répondait parfaitement aux besoins de Barclays. Accessible depuis un navigateur, le système pouvait être déployé dans tous les principaux bureaux de Barclays en une seule fois.

Le logiciel de réservation de bureaux Condeco comprend des plans de sol qui peuvent être filtrés par emplacement géographique, attributs ou utilisateurs au moment de procéder à la réservation. Une équipe chargée exclusivement de la réservation des ressources pouvait ainsi gérer des groupes de salles de réunion. Le logiciel était en outre complété par des écrans pour salles de réunion, qui permettaient de savoir en un clin d’œil si les locaux étaient disponibles suite à un désistement non signalé.

À chaque étage, Condeco a disposé des bornes interactives équipées du logiciel dans les salles d’accueil, afin que le personnel puisse réserver des bureaux dès leur arrivée au travail. L’outil de gestion des visiteurs a simplifié la prise en compte des visiteurs, grâce à l’enregistrement automatique de leur arrivée à la réception et à la préparation de badges.

Enfin, l’application a généré divers rapports sur le système d’information de gestion, qui se sont révélés utiles notamment pour étudier l’occupation des espaces et gérer les coûts.

Produits utilisés

Meeting Room Booking IconRéservation de salles de réunion

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Desk Booking IconÉcrans numériques pour salles de réunion

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Résultats

0%

d’augmentation du taux d’occupation de l’espace de travail

0,000

employés travaillant dans le monde entier

0

pays comptant un bureau Barclays

Room Booking IconLes employés ont plus facilement accès à la réservation de bureaux à distance

Room Management IconTous les membres du personnel peuvent réserver des bureaux et salles de réunion pour leur compte grâce à une solution simple et conviviale

Reporting IconL’entreprise dispose d’informations précieuses sur l’utilisation de l’espace de travail, améliore le taux d’occupation des salles de réunion et diminue le nombre de réservations fantômes

Software

Téléchargement recommandé
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Étude de cas Barclays

Barclays a choisi un bureau connecté pour optimiser son espace et améliorer l’efficacité de son lieu de travail.