Zurück zum “neuen Normal”

Die Mitarbeiterrückkehr in das Büro erfordert ein sorgfältiges Management, damit aktuelle staatliche Richtlinien befolgt werden, um soziale Distanz zu wahren und sich selbst zu schützen. Da ein großer Teil der Angestellten beispielsweise Fahrtzeiten verkürzen und flexibler arbeiten möchten, wird das neue normale Büro zu einem Ort der Kollaboration und der Kundenmeetings werden, so dass sich die Art und Weise, wie Arbeitsplätze, Arbeitsbereiche und Desinfektion überwacht werden, erheblich verändern wird.

Wir lösen die größten Herausforderungen

Unsere Arbeitsplatzlösung ermöglicht Mindestabstände am Arbeitsplatz, indem Flächen und Kapazitäten kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter keinem Risiko ausgesetzt sind.

Desk Management - reducing workplace density

Arbeitsplatzdichte verringern

Verteilen Sie die Dichte der Arbeitsplätze und Arbeitsbereiche, um den Anforderungen der sozialen Distanzierung gerecht zu werden.

Arbeitsplatzplanung

Desk Management - control workplace capacity

Kontrolle von Arbeitsraum und Kapazität

Beschränken Sie die Anzahl der Mitarbeiter im Büro, indem Sie die Kapazität der Arbeitsplatzbuchung reduzieren.

Arbeitsflächendichte

Desk Management - workplace sanitization

Effektive Arbeitsplatzdesinfektion

Planen Sie die Desinfektion von Arbeitsplätzen nach der Benutzung, um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Arbeitsplatzdesinfektion

Desk Management - contact tracing in workplace

Kontaktverfolgung im Büro

Erfassen Sie die Arbeitsbereichsnutzung und erstellen Sie einen umfassenden Bericht, um eine effektive Kontaktverfolgung zu ermöglichen.

Kontaktverfolgung

Arbeitsplatzdichte verringern

Passen Sie Ihren vorhandenen Arbeitsplatz einfach und effektiv an Mindestabstände an, indem Sie die Anzahl der nutzbaren Arbeitsplätze und die Kapazität der Meetingräume reduzieren. Dies lässt sich in wenigen einfachen Schritten bewerkstelligen.

Weniger Arbeitsplätze

Arbeiten mit weniger Arbeitsplätzen

Zusätzlichen Platz zu schaffen, um Mindestabstände zu ermöglichen, bedeutet, dass Sie in dem verbleibenden Raum mehr Mitarbeiter unterbringen müssen.

  • Nehmen Sie bei Bedarf einfach Arbeitsplätze aus dem System heraus, um mehr Abstand und Platz zu schaffen.
  • Erlauben Sie Mitarbeitern, ihren Arbeitsplatz im Voraus zu reservieren, um soziale Distanz, Sauberkeit und Kontaktverfolgung zu gewährleisten.

Social distancing in the office - Work with fewer desks

Flexibilität bieten

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität

Es ist wichtig, Mitarbeitern die Flexibilität zu geben, die Tage zu wählen, an denen sie im Büro arbeiten wollen und an welchem Platz sie arbeiten wollen, wenn sie dort sind.

Mitarbeiter können eine Arbeitsplatzbuchung über das Webportal oder die Handy-App durchführen. Sie können nach einem geeigneten Platz suchen und diesen für mehrere Tage buchen. Und sie können die Tage, an denen sie von zu Hause arbeiten wollen, einfach markieren, um Kollegen über ihren Aufenthaltsort zu informieren.

Einzelbüro

Verwaltung von Einzelbüros

Einzelbüros können für Mitarbeiterbuchungen freigegeben werden, wenn zusätzlicher Platz benötigt wird oder einer bestimmten Person im System zugewiesen werden soll.

Buchbare Einzelbüros werden auf die gleiche Weise wie Arbeitsplätze verwaltet. Es verpflichtet den Benutzer die Buchung für einen ganzen Tag oder eine Serie von ganzen Tagen vorzunehmen.

Gesperrte Arbeitsbereiche

Arbeitsbereiche schnell sperren

Manchmal muss ein Arbeitsplatz, ein Meetingraum oder ein ganzer Bereich kurzfristig geschlossen werden, um eine Tiefenreinigung durchzuführen. Wir bieten die Möglichkeit, einen Bereich schnell zu schließen, wenn die Nutzung nicht mehr sicher ist.

Buchungen für gesperrte Arbeitsplätze werden automatisch storniert, während Buchungen außerhalb der Sperrzeiten davon unberührt bleiben. Benachrichtigungen können dann an alle Personen gesendet werden, die in diesem Bereich eine Arbeitsplatzbuchung haben, um sie darüber zu informieren, dass sie alternative Vorkehrungen treffen müssen.

Kontrolle von Bereichen und Kapazität

Begrenzen Sie die maximale Anzahl von Personen, die jeden Arbeitsplatz sicher nutzen können, und reduzieren Sie den verfügbaren Platz, indem Sie die Anzahl der Tage begrenzen, an denen ein Mitarbeiter einen Platz im Büro buchen kann.

Arbeitsplatzbuchung

Arbeitsplatzbuchung sicherstellen

Verwalten Sie alle Arbeitsbereiche, entweder wie zugeordnet oder buchbar.
Alle Mitarbeiter müssen ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen, und die Buchungsdetails werden von der Software für die Kontaktverfolgung und Berichterstattung gespeichert.

Die Condeco “Heute”-Seite und die Handy-App bieten den Mitarbeitern eine schnelle Übersicht samt aktueller Informationen über ihren Buchungsstatus, Buchungsänderungen, Hinweise auf einen möglichen Kontakt mit infizierten Personen oder Bereichssperrungen.

Automatische Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen bei Bereichssperrung

Senden Sie automatische Benachrichtigungen an alle, die einen Arbeitsplatz oder ein Meeting in einem gesperrten Bereich gebucht haben, so dass sie einen alternativen Arbeitsplatz finden oder von zu Hause arbeiten können. Da die Neubuchung über das Webportal und die Handy-App verwaltet wird, sollten Mitarbeiter nicht ihr Haus verlassen, falls sie keinen alternativen Arbeitsplatz gefunden zu haben.

Handy-App

Benutzerfreundliche Handy-App

Arbeitsplätze können über eine einfache Suche oder direkt über einen Grundriss gefunden werden, der verfügbare Arbeitsplätze und freie Einzelbüros zeigt, und können vom Mitarbeiter über die App gebucht werden.

Die Mitarbeiter können entweder einen freien Platz im Büro buchen oder sich mit „Home Office” oder „nicht arbeitend” eintragen. Die Anzahl der Tage, an denen Arbeitsplätze oder Einzelbüros gebucht werden können, richtet sich nach dem wöchentlichen oder monatlichen Regeln, die für den Mitarbeiter hinterlegt warden können.

Kollegen finden

Sehen Sie wo jeder arbeitet

Da Mitarbeiter immer auf verschiedene Standorte verteilt sein werden, können sie auch leicht nach Kollegen suchen und herausfinden, ob sie im Büro, zu Hause oder nicht arbeiten, was eine bessere Kollaboration ermöglicht. Wenn sie im Büro sind, können sie den Arbeitsplatz des Kollegen auf dem Grundriss finden.

Effektive Arbeitsplatz-desinfektion

Es muss gewährleistet sein, dass die Arbeitsplätze zwischen den einzelnen Nutzungen sauber gehalten werden, um eine mögliche Ausbreitung von Infektionen zu verhindern, und es muss ausgeschlossen werden, dass Plätze erneut genutzt werden, bevor eine Desinfektion stattgefunden hat.

Desinfektion im Büro

Der Anbieterworkflow erzeugt einen Reinigungsauftrag für Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Reinigungsanforderungen, wenn ein Platz eine Grundreinigung oder Tiefenreinigung für eine neue Person benötigt wird.

Saubere Bereiche werden automatisch als buchbar für Mitarbeiter angezeigt.

Wenn ein Platz nicht gereinigt wurde, wird die nächste Buchung storniert und der betroffene Benutzer per E-Mail und auf dem Handy benachrichtigt.

Für Reinigungsdienstleister generiert unser Dashboard einen Reinigungsauftrag, der in Echtzeit eingesehen werden kann. Sobald die Reinigung abgeschlossen ist, können sie den Arbeitsauftrag schließen und den Status automatisch auf „gereinigt“ ändern.

Prüfungsprotokolle von Stornierungen können die Leistung und Effektivität des Reinigungsdienstleisters kontrollieren.

Technologie zur Kontaktverfolgung im Büro

Reagieren Sie schnell auf jeden, der potenziell eine Infektion verbreiten könnte, indem Sie zurückverfolgen, mit welchen Mitarbeitern sie in Kontakt gekommen sind und wo sie gearbeitet haben, so dass geeignete Isolations- und Desinfektionsmaßnahmen ergriffen werden können.

Arbeitsbereiche in der Nähe

Ermittlung von angrenzenden Arbeitsbereichen

Wenn ein Bürobesuch geplant ist, müssen alle Mitarbeiter den Arbeitsplatz, den sie benötigen, im Voraus buchen, um sicherzustellen, dass in der Datenbank zur Kontaktverfolgung ein Eintrag über die Nutzung vorhanden ist.

Die Arbeitsplätze sind in Gruppen eingeteilt, und das System erfasst Informationen über benachbarte Arbeitsplätze für Berichtszwecke.

Kontaktverfolgungsberichte

Schnelle Erstellen von Berichten zur Kontaktverfolgung

Ein Bericht zur Kontaktpersonenermittlung kann erstellt werden, wenn der Test eines Mitarbeiters positiv ausfällt. Der Bericht enthält Einzelheiten über Mitarbeiter, die in der Nähe gearbeitet oder an einem Meeting teilgenommen haben.
Der Bericht kann an die Personalabteilung oder andere ausgewählte interne Teams weitergeleitet werden, damit diese über die Situation informiert sind und die entsprechenden Maßnahmen ergreifen können.

Updates

Updates zur Kontaktverfolgung bereitstellen

Updates zur Kontaktverfolgung werden auch für das Mitarbeiterprofil im Web und in der Handy-App zur Verfügung gestellt, so dass sie benachrichtigt werden, falls sie möglicherweise Kontakt mit jemandem hatten, der Symptome gemeldet hat.

Vorteile der Rückkehr ins Büro

Die Rückkehr in das Büro wird für jede Organisation eine Herausforderung sein, aber die Vorteile einer technologiegestützten Lösung für Unternehmen und Mitarbeiter sind umfangreicher, als Sie vielleicht denken:

Für Mitarbeiter

  • Flexibilität und Auswahl wann man im Büro und wann man von zu Hause aus arbeitet, was die Kollaboration ermöglicht und gleichzeitig die Herausforderungen im Zusammenhang mit Berufsverkehr und Work-Life-Balance reduziert.
  • Klare Richtlinien, wann man ins Büro kommen kann und wo man sicher arbeiten kann. Die Gewissheit, dass der Arbeitsbereich ordnungsgemäß desinfiziert ist und sicher benutzt werden kann, stärkt das Mitarbeitervertrauen.
  • Geringeres Infektionsrisiko durch die Nutzung eines Arbeitsplatzes, der so gestaltet ist, dass er den Mindestabstandsanforderungen entspricht. Informiert bleiben über jeden potenziellen Kontakt mit einem infizierten Mitarbeiter.

Für Unternehmen

  • Die Bereitstellung einer technologiebasierten Lösung hilft Ihnen, die Rückkehr von Mitarbeitern in eine dramatisch veränderte Arbeitsumgebung erfolgreich zu bewältigen.
  • Sie können sicherstellen, dass die soziale Distanz gewahrt bleibt, indem Sie die Dichte des Arbeitsbereichs verringern, um das Risiko der Ausbreitung von Covid-19 zu reduzieren, wodurch Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig im Büro arbeiten dürfen, einfach verwalten können.
  • Durch die Desinfektion des Arbeitsbereichs mit Dienstleister-Workflows, Überwachung und Kostenmanagement können Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter gewährleisten.
  • Die Rückverfolgung von Kontakten hilft Ihnen dabei, die Ausbreitung von Infektionen zu kontrollieren, indem Sie Mitarbeiter nachverfolgen und aufzeichnen, wo sie gearbeitet haben.

Implementierung leicht gemacht

Implementierung leicht gemacht

Die Unterstützung, die wir Ihnen bei der Rückkehr an Ihren Arbeitsplatz bieten können, geht weit über unser umfassendes Softwareangebot hinaus.
Der erste Schritt besteht darin, mit unserem Sales Team zusammenzuarbeiten und sich für die Lösung zu entscheiden, die Ihre Herausforderungen am besten löst. Dann steht Ihnen unser engagiertes Expertenteam bei jedem Schritt zur Seite und unterstützt Sie auf Ihrem Weg zu einer Büroumgebung, dass Ihren Bedürfnissen entspricht.

Beginnen Sie noch heute!

Unser Expertenteam hilft Ihnen gerne dabei, Ihr Unternehmen wieder in die “neue Normalität” zurückzuführen. Sie sind bereit eine Cloud-basierte Technologie zur Verwaltung Ihrer Arbeitsfläche zu implementieren, oder Sie wünschen einfach eine unverbindliche Beratung? Dann kontaktieren Sie uns noch heute und besprechen Sie mit uns, wie wir Ihnen helfen können Ihre Arbeitsweise zu transformieren.

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Innovation vorantreiben

Als Pionier in unserem Markt seit 2005 investiert Condeco jährlich über 30% des Umsatzes in Forschung und Entwicklung und baut weiterhin die am besten integrierte, voll funktionsfähige und benutzerfreundliche Workspace-Planungslösung auf dem Markt.

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Führende Technologie

Unsere auf Microsoft Azure basierende Softwaresuite der nächsten Generation bietet beispiellose Leistung, Sicherheit, Betriebszeit und Skalierbarkeit. Wir unterstützen Sie dabei, eine einzige, standardisierte Ressourcenplanungsplattform für die gesamte Organisation bereitzustellen.

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Erfahrene Lieferung

Als Full-Service-Anbieter ist es wichtig, dass Sie Ihre Herausforderungen am Arbeitsplatz vollständig verstehen. Die beratenden Vertriebs- und Serviceteams von Condeco nutzen unsere langjährige Erfahrung, um eine Lösung bereitzustellen, die die Herausforderungen Ihres Arbeitsbereichs effektiv löst.

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