Die Herausforderung

Ricoh wollte seine Arbeitsplätze umgestalten. Da der Mietvertrag für seine Niederlassung in Bristol bald ablief, nutzte das Unternehmen die Gelegenheit, die derzeitigen Räumlichkeiten und ihren Fußabdruck zu analysieren. Das derzeitige Gebäude war jahrelang Teil des Portfolios von Ricoh gewesen und erfüllte im Großen und Ganzen seinen Zweck. Allerdings passte es nicht so gut zu der Vision des Unternehmens im Hinblick auf Innovation, Zusammenarbeit und Mobilität der Mitarbeiter.

Um den Raum erfolgreich nutzen und die gewünschte Arbeitsumgebung entwickeln zu können, benötigte Ricoh Daten als Grundlage für den neuen Grundriss des Büros, auch um es möglichst effizient umzugestalten und so die Produktivität zu steigern und für reibungslosere Abläufe zu sorgen.

Die Gebäudenutzung wurde mehrmals täglich in Form von Stichproben erfasst. Diese Zahl wurde dann mit der von der Personalabteilung ermittelten Anzahl der Mitarbeiter und mit der IT abgeglichen, um die durchschnittliche Auslastung zu ermitteln. Die auf diese Weise zusammengetragenen Informationen waren jedoch nicht zuverlässig genug, um die Geschäftsleitung zu einem Umzug zu bewegen. Dazu benötigte man eine genauere Untersuchung.

„Wir wollten unsere Arbeitsumgebung umgestalten und kostengünstige, gemeinschaftlich genutzte Bereiche schaffen, die Innovation fördern. Mit den Lösungen von Condeco konnten wir unsere Entscheidungen auf entscheidende Fakten und relevante Statistiken stützen.“

— Derek Bray, Head of Property & Facilities, Ricoh

Screen

Die Lösung

Ricoh beschloss, sich genauer mit den Condeco Arbeitsplatzbelegungssensoren als möglicher Lösung zu befassen. Mithilfe der Sensorstudie von Condeco konnte Ricoh die Auslastung aller Besprechungsräume und Arbeitsplätze im Gebäude genauer erfassen.

Die Condeco Sensoren wurden in den einzelnen Besprechungsräumen angebracht, um die Nutzung und Belegung der einzelnen Räume zu ermitteln. Sie wurden auch unter den einzelnen Schreibtischen angebracht, um zu untersuchen, wie das Büro im Tagesgeschäft genutzt wurde. Jeder der Sensoren erfasste einmal pro Minute Daten, um genauer zu erkennen, wie die Mitarbeiter von Ricoh den Büroraum nutzten.

Die Ergebnisse der Sensordatenerhebung wurden online über das Condeco Sense-Portal präsentiert. So konnte Ricoh sich ganz einfach die Statistiken für jeden Raum und Arbeitsplatz nach Tagen, Wochen oder Monaten anzeigen lassen.

Die Daten zu den Besprechungsräumen zeigten, dass die Räume nur 39 % der Zeit genutzt wurden. Sie zeigten dem Unternehmen auch, dass der größte Raum, der Platz für 10 Personen bot, in der Regel nur mit maximal drei Personen belegt war. Oft nutzte nur eine Person den Raum den ganzen Tag lang, vermutlich als Büro. Das zeigte, dass in der neuen Arbeitsumgebung mehr kleine, private Bereiche benötigt wurden.

Auch die Daten zu den Arbeitsplätzen, die Condeco erhoben hatte, ergaben eine niedrige durchschnittliche Auslastung von weniger als 30 % und selbst in den Stoßzeiten waren es gerade einmal 51 %. Die Daten zeigten, dass 58 % der Arbeitsplätze bei Ricoh weniger als 20 % der Zeit in Gebrauch waren. Das zeigte deutlich, dass Ricoh sein Büro umgestalten musste, um eine möglichst effiziente Raumnutzung zu gewährleisten.

Verwendete Produkte

Sense IconBelegungssensoren

Weitere Informationen 

Ergebnisse

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Platzersparnis infolge der von Condeco durchgeführten Untersuchung

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Durchschnittliche Auslastung der Besprechungsräume laut der Untersuchung von Condeco

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Der Arbeitsplätze wurden im Tagesverlauf nur zu 20 % genutzt

Room Booking IconErkenntnisse über die Ausnutzung bestimmter Bereiche und darüber, welche Arten von Arbeitsplätzen benötigt wurden

Room Management IconUmzug an einen kleineren Standort und Neugestaltung der Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter

Space Saving IconJährliche Einsparung beim Raumbedarf von bis zu 50 %

Software

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Ricoh Fallstudie

Ricoh unterstützt ein vernetztes Büro, um seinen Platz zu optimieren und die Arbeitsplatzeffizienz zu verbessern.

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