Die Herausforderung

Die Besprechungsräume von BAE Systems Applied Intelligence wurden zuvor vom Empfangsteam allein verwaltet. Bei 2.000 Mitarbeitern weltweit und 100 Besprechungsräumen war die Verwaltung dieser Räume ausgesprochen anstrengend und zeitraubend.

BAE Systems Applied Intelligence expandiert ständig in alle Welt. Daher benötigte das Unternehmen eine globale, skalierbare Lösung, die auf seine Anforderungen abgestimmt werden und die Ausnutzung der Besprechungsräume an allen Standorten verbessern kann.

„Die Lösung von Condeco hat unseren Rezeptionisten und Empfangsteams regelrecht das Leben gerettet. Sie drohen jetzt nicht mehr, in einer Flut von E-Mails mit Raumbuchungen und Anfragen zu ertrinken.“

— BAE Systems Applied Intelligence

Meeting Room Screen

Die Lösung

Das Unternehmen hat verschiedene Buchungssysteme verglichen, um herauszufinden, ob sie die Anforderungen von BAE Systems Applied Intelligence erfüllen. Condeco verfügte über alle benötigten Funktionen und bot eine Lösung, die sich nahtlos in das vorhandene E-Mail- und Kalendersystem integrieren ließ.

Condeco installierte Raumbuchungssoftware und digitale Türschilder für die Besprechungsräume an allen Standorten von BAE Systems Applied Intelligence weltweit – insgesamt wurden einhundert der Touchscreens angebracht. An allen wichtigen Standorten mit Kundenverkehr wurden außen an den einzelnen Räumen digitale Türschilder von Condeco angebracht, auf denen die Buchungen mit roten, gelben und grünen LED-Leuchten angezeigt werden. Die erste Implementierung in London fand schnell und unkompliziert im Zuge eines Gebäudesanierungsprojekts statt.

Die Lösung hat den Mitarbeitern an der Rezeption und am Empfang regelrecht das Leben gerettet und dafür gesorgt, dass sie nicht mehr in einer Flut von E-Mails mit Raumbuchungen und Anfragen zu ertrinken drohen. Der Empfang hat zudem besondere Berechtigungen, Besprechungen ggf. zu verschieben, und kann bei Bedarf ohne großen Aufwand neue Räume und Ressourcen zum System hinzufügen.

Verwendete Produkte

Meeting Room Booking IconRaumbuchungssystem

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Room Screen IconDigitale Türschilder für Besprechungsräume

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Desk Booking IconArbeitsplatzbuchungssystem

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Ergebnisse

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Mitarbeiter weltweit profitieren vom verbesserten Raumbuchungssystem

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Besprechungsräume wurden weltweit mit der Raumbuchungssoftware ausgestattet

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Arbeitsplätze werden mit dem Condeco Arbeitsplatzbuchungssystem verwaltet

Room Booking IconLeichtere Handhabung für die Mitarbeiter, da sie nun selbst – unabhängig vom Empfang – Besprechungsräume suchen und buchen können

Room Management IconWeniger Verwirrung und Unterbrechungen durch eine weltweit verbesserte Raumbuchung mit übersichtlichen Bildschirmen, die anzeigen, ob gerade eine Besprechung stattfindet

Increased Utilization IconBessere Ausnutzung der Besprechungsräume

Software

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