Die Herausforderung

Der Wandel von einem Verlagsunternehmen zu einem reinen Online-Unternehmen hat für Auto Trader ein deutliches Wachstum bewirkt. Es musste eine neue Arbeitsumgebung her, die die Flexibilität des Unternehmens widerspiegelte. Die verschiedenen regionalen Büros, die im ganzen Land verstreut waren, sollten zu einem einheitlicheren, kooperativeren Geschäftsmodell zusammengefasst werden.

Das Unternehmen hatte eine Kultur entwickelt, die Besprechungen notwendig machte. Das machte es jedoch schwierig, verfügbare Besprechungsräume zu finden, und führte oft dazu, dass Buchungen verfielen. Auto Trader wünschte sich informellere Räume in seinen Büros, die diese neue Entwicklung widerspiegeln sollten.

Darüber hinaus hatte Auto Trader Schwierigkeiten mit dem gesonderten Buchungsvorgang für Besprechungen – es war zeitaufwendig, Besprechungen über einen Microsoft Exchange-Kalender zu buchen, und die Bewirtung musste separat organisiert werden, was immer wieder zu kleineren Problemen führte.

Auto Trader wünschte sich mehr Effizienz durch anschließende Berichte über Nutzung, Bewirtung und Service. Außerdem suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, Besprechungen über Microsoft Outlook zu buchen und zusätzliche Anforderungen direkt auf dem Buchungsformular anzugeben.

„Condeco bietet uns genau das, was wir als Unternehmen brauchen. Die Software und die Bildschirme sind leicht zu bedienen und die automatische Nachrückfunktion reduziert die verfallenen Buchungen. Die Bewirtung kann auf die Kostenstellen der jeweiligen Abteilungen gebucht werden, sodass wir Verschwendung effektiv eindämmen können.“

– Jason Swords, User Experience Lead, Auto Trader

Meeting Room Screen

Die Lösung

Auto Trader sah sich verschiedene Raumbuchungslösungen an, stellte dabei aber fest, dass viele nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang verfügten. Auto Trader kam zu dem Schluss, dass die Condeco Raumbuchungssoftware zusammen mit den digitalen Türschildern für Besprechungsräume die gewünschten Funktionen bot. Das galt insbesondere für das Outlook-Add-in von Condeco, mit dem die Mitarbeiter Räume direkt über ihren MS Outlook-Kalender buchen und zusätzliche Services wie Bewirtung im selben Formular anfordern können. Das ist effizienter und sorgt für eine Zeitersparnis im gesamten Unternehmen.

Die digitalen Türschilder von Condeco haben die Ressourcenplanung rationalisiert und ermöglichen es den Mitarbeitern, Buchungen direkt über den Touchscreen am Besprechungsraum vorzunehmen. LED-Belegungsanzeigen zeigen auf einen Blick, ob Räume gerade genutzt werden. So werden laufende Besprechungen nicht unterbrochen. Verfallene Buchungen konnte Auto Trader mit der automatischen Nachrückfunktion von Condeco verringern. Wenn eine Besprechung nicht innerhalb von 15 Minuten beginnt, wird der Raum automatisch für andere Veranstaltungen freigegeben.

Unter der Anleitung des Serviceteams von Condeco konnte das IT-Team von Auto Trader die Räume ganz einfach anlegen und konfigurieren. Bei den persönlichen Assistenten und Rezeptionisten von Auto Trader gab es nur einen sehr geringen Schulungsbedarf, da das System so benutzerfreundlich und die Navigation so einfach ist. Nach der erfolgreichen Einführung in Manchester installierte Auto Trader Condeco auch in seinem neuen Büro in London, in dem dreizehn weitere Besprechungsräume gebucht werden können.

Verwendete Produkte

Meeting Room Booking IconRaumbuchungssystem

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Room Booking IconDigitale Türschilder für Besprechungsräume

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Ergebnisse

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Bürostandorte

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Besprechungsräume werden mit Condeco verwaltet

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digitale Türschilder wurden installiert

Room Booking IconDie Zeitverschwendung in der IT, bei den PAs und an der Rezeption konnte reduziert werden, da die Mitarbeiter Buchungen für Besprechungsräume, Service und Bewirtung nun selbst vornehmen können.

Room Management IconDurch die Lösungen von Condeco entstand eine kooperativere, flexiblere Arbeitsumgebung, die moderner, technikaffiner und professioneller gestaltet ist.

Reporting IconAuto Trader erhält nun wertvolle Informationen über die Nutzung seiner Ressourcen und Assets.

Free Space IconDie automatische Nachrückfunktion von Condeco hat die Zahl der verfallenen Buchungen reduziert und mehr Platz zur Nutzung freigegeben, der zuvor ungenutzt geblieben war.

Streamlined IconBesprechungen können in einem unkomplizierteren Verfahren über ein MS Outlook-Add-in gebucht werden.

Software

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Auto Trader Fallstudie

Auto Trader nutzt ein vernetztes Büro, um seinen Platz zu optimieren und die Arbeitsplatzeffizienz zu verbessern.

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