Extra middelen boeken
Een gebruiker kan bij het boeken van een ruimte zien welke middelen hem tot zijn beschikking staan. Mocht hij gebruik willen maken van aanvullende middelen of diensten, bijvoorbeeld een plasmascherm of bedieningsapparatuur, dan kan hij die erbij boeken.
Het reserveringssysteem van Condeco laat alleen die onderdelen en diensten zien die bij de betreffende ruimte kunnen worden geboekt. Voorts controleert het systeem of het betreffende onderdeel op voorraad is en of het tijdig kan worden geleverd. Het dubbel boeken van zaken als projectors of dvd-spelers behoort hiermee tot de verleden tijd. Condeco reserveert alleen die onderdelen die leverbaar zijn.
Het systeem zorgt ervoor dat een bestelling gelijk per e-mail bij de leverancier terecht komt. Ook krijgt deze de bestelling nog eens op zijn eigen orderscherm te zien. Als de bestelling op enig moment wordt gewijzigd, krijgt de leverancier ook hiervan per mail en op zijn orderscherm bericht.
In het systeem kan de leverancier de status van de order aanpassen. Op deze manier manier kunnen ook het klantteam en de gebruiker de status van een bestelling bekijken en de voortgang bewaken. Het systeem voorziet ook in een dagelijkse actielijst per leverancier die kan worden uitgeprint, en een duidelijke controlelijst waarop precies staat wie wat heeft besteld voor welke vergadering.