Fallstudie: Reemtsma

Von der positiven Praxis des Mutterunternehmens Imperial Tobacco in Bristol überzeugt, entscheidet sich Reemtsma für die Adaption der Condeco Raumbuchungslösung mit Raum-Screens am Hamburger Standort. Bereits kurz nach der Installation steigen die Meetingraumkapazitäten erheblich.

Reemtsma

Die 1910 gegründete Reemtsma Cigarettenfabriken GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der Imperial Brands PLC mit derzeit rund 2.100 Mitarbeitern an drei Standorten in Deutschland. Reemtsma gehört seit mehr als 100 Jahren fest zur deutschen Industrielandschaft, ist auf dem deutschen Tabakmarkt die klare Nummer zwei und produziert seit vielen Jahren erfolgreich etablierte Zigarettenmarken wie JPS, Gauloises, West und Davidoff.

Die Herausforderung

27 Besprechungsräume auf zwei Stockwerken stehen den ca. 900 Mitarbeitern zur Verfügung. Verwaltungschaos vorprogrammiert: oft wurden Meetingräume gebucht, aber Termine nicht wahrgenommen. Somit verzeichneten zahlreiche Räumlichkeiten Leerstand, während andere Mitarbeiter davon keine Information bekamen und auf der Suche nach einem freien Besprechungsraum waren.

„Bei der Masse an Menschen an unserem Standort ist Condeco Raumbuchungslösung eine sehr gute Entscheidung gewesen. Die Implementierung hat sogar einen gewissen Erziehungseffekt mit sich gebracht.“

Christoph Wage, Facility Manager Reemtsma

Die Lösung

Da die Räumlichkeiten bereits im Vorfeld der Implementierung den technischen Anforderungen entsprechend umgebaut und vorverkabelt wurden, hat es keine acht Wochen von der ersten Kontaktaufnahme durch Projektverantwortliche bis zur firmenweiten Nutzung gedauert. Nach der Group-Richtlinie wurde die Software „on premise“, d.h. auf den Reemtsma eigenen Rechnern installiert.

Schulungsbedarf gab es kaum, denn die Bedienung beschränkt sich auf „reines Doing“, so Reemtsma. Key User erhielten eine Schulungseinheit, alle anderen Mitarbeiter wurden per E-Mail informiert und haben eine Anleitung erhalten.

Es war angedacht, dass alle Mitarbeiter berechtigt sind, Buchungen vorzunehmen und das Programm in den Sprachen Deutsch und Englisch genutzt werden sollte.

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Meeting Room Booking Software

Äußerst praktisch zeigte sich die Möglichkeit, Meetingräume, Catering und Technik aus einer Hand zu reservieren und zu verwalten.

Dank der Reporting-Funktion behält man die dabei entstandenen Kosten ständig im Blick.

Zukünftig will das Unternehmen vielleicht auch andere integrierte Systemfeatures wie etwa das Besuchermanagement und die mobile Buchungsapplikation nutzen.

Die Ergebnisse

So konnte Condeco der Reemtsma helfen:

  • Mitarbeiter sparen Zeit, indem sie verschiedene Ressourcen in einem Zug buchen bzw. verwalten und genießen eine flexiblere Arbeitsorganisation.
  • Räume, die gebucht wurden, werden auch tatsächlich genutzt, denn nun ist der Check-in zu Meetingbeginn erforderlich. Raumverfügbarkeiten werden in Echtzeit aktualisiert und angezeigt.
  • Das Facility Management profitiert von der optimierten Raumauslastung.

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